ePost: Die digitale Lösung vereinfacht zentrale HR-Prozesse, spart Zeit und senkt Kosten
Vom Lohnversand bis zur Mitarbeiterkommunikation: Wer Personalverantwortung trägt, weiss, wie aufwendig administrative Abläufe sein können. Besonders wenn Dokumente wie Verträge, Abrechnungen oder Zeugnisse nicht nur korrekt, sondern auch sicher und gesetzeskonform zugestellt und archiviert werden müssen. Genau hier hilft ePost: Die digitale Lösung vereinfacht zentrale HR-Prozesse, spart Zeit, senkt Kosten – und ist mit HR-Tools wie SAP, Abacus oder Sage kompatibel.
Weniger Aufwand, mehr Zeit fürs Wesentliche
Mit ePost lassen sich sensible HR-Dokumente sicher digital versenden. Statt Lohnabrechnungen zu drucken, zu kuvertieren und zu verschicken, landet alles per SmartSend direkt im digitalen Briefkasten der Mitarbeitenden – auf Wunsch sogar aufs Smartphone. Auch Verträge, Arbeitsbestätigungen oder Zeugnisse lassen sich DSG-konform digital übermitteln. Das reduziert den Aufwand für die HR-Abteilung spürbar und schafft Freiräume für strategisch wichtigere Aufgaben.
Praxisbeispiel: Stiftung Lebensart
Die Stiftung Lebensart nutzt ePost für den Versand der Lohnabrechnungen. Bereits nach kurzer Zeit entschieden sich viele Mitarbeitende für die digitale Zustellung. «Durch medienbruchfreie Abläufe spart unser HR-Team Zeit – und gewinnt Raum für persönliche Beratung», sagt Gregor Tschanz, Leiter Plattform Design bei der Stiftung. Der Lohnversand erfolgt effizient, sicher und auf Wunsch direkt aufs Smartphone.
ePost – die HR-Vorteile auf einen Blick
- Sicherer Dokumentenversand: Lohnabrechnungen, Verträge, Zeugnisse & Co. digital und DSG-konform versenden
- Digitale Archivierung: Revisionssicher und gesetzeskonform ablegen
- Self-Service & Transparenz: Dokumente jederzeit digital verfügbar
- Schnellere Prozesse: Weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz
- Flexible Zustellung: Digital, physisch oder beides – Mitarbeitende entscheiden
- Einfache Integration: Anbindung an HR-Systeme wie SAP, Abacus, Sage
Digitale Werkzeuge, die im HR wirklich weiterhelfen
ePost bietet HR-Abteilungen eine modulare Palette an digitalen Lösungen, die sich einfach in bestehende Systeme integrieren lassen und typische Herausforderungen wie Medienbrüche, Datenschutz oder Zustellnachweise zuverlässig lösen.
Lohnabrechnungen oder arbeitsbezogene Dokumente direkt und sicher aufs Smartphone oder ins ePost-Konto zustellen – ideal für monatliche Abrechnungen oder Bescheinigungen. Mitarbeitende können selbst entscheiden, ob sie ihre Dokumente digital oder physisch erhalten möchten. So reduziert sich der Aufwand für Druck und Versand erheblich, ohne auf Freiwilligkeit zu verzichten.
Vertrauliche E-Mails und Anhänge rechtssicher übermitteln – direkt aus Outlook oder ERP-Systemen. Ideal für Arbeitsverträge, Zwischenzeugnisse, Lohnpfändungen oder sensible Kommunikation mit externen Partnern wie dem RAV, der IV oder medizinischen Vertrauensstellen.
Revisionssicher und gesetzeskonform archivieren – ohne zusätzliche Hardware oder Papierablage. Besonders geeignet für digitale Personaldossiers, Vertragsakten oder Krankmeldungen. Dank strukturierter Ablage jederzeit auffindbar – auch bei Audits oder rechtlichen Anforderungen.
Papierbasierte Posteingänge gehören der Vergangenheit an: Mit Input Management digitalisiert ePost eingehende HR-Post (z. B. Bewerbungen, Arztzeugnisse, Mitteilungen) zentral, strukturiert sie und leitet sie automatisch in die passenden Workflows oder Dossiers weiter.
Die sichere Kommunikationsplattform für Unternehmen. HR kann hier Informationen, Lohnabrechnungen, Urlaubsregelungen oder Benefits DSG-konform an Mitarbeitende verteilen – per Broadcast oder Gruppennachricht. Mitarbeitende können Krankmeldungen oder Anträge direkt via App einreichen. Auch Dokumente lassen sich teilen, signieren oder archivieren – alles auf einer Plattform.
Jetzt mehr erfahren
Neugierig, wie ePost auch Ihre HR-Prozesse vereinfacht? Auf unserer HR-Seite zeigen wir Ihnen alle Funktionen und Vorteile – inklusive Success Story.
Teilen
Sie versenden Ihre Rechnungen wie gewohnt, und SmartSend prüft automatisch, über welchen Kanal die Zustellung möglich ist.
Vertrauliche Dokumente sicher und effizient zustellen – weniger Aufwand, mehr Zeit fürs Wesentliche
