Echt und unverändert: digitale Signatur, Siegel und ZertES einfach erklärt
Bei einem Brief auf Papier bürgen zwei Dinge für Echtheit: die Unterschrift und der Briefkopf oder das Siegel des Absenders. Digital ist das nicht so offensichtlich. Woher wissen Sie, dass ein Dokument wirklich von der angegebenen Stelle stammt – und dass es unterwegs niemand verändert hat?
Dieser Beitrag erklärt, wie digitale Signaturen und Siegel diese Fragen beantworten – und was das Schweizer Gesetz dazu sagt.
Verschlüsselung schützt – aber sie beweist nicht die Echtheit
Ein häufiges Missverständnis: Verschlüsselung und Echtheit sind nicht dasselbe. Verschlüsselung sorgt dafür, dass niemand mitliest – also für Vertraulichkeit. Für die Echtheit eines Dokuments braucht es zwei weitere Zusicherungen:
- Authentizität: Stammt das Dokument wirklich von diesem Absender?
- Integrität: Wurde es seit dem Versand unverändert übermittelt?
Genau das leisten die elektronische Signatur und das digitale Siegel.
Die elektronische Signatur und ihre Stufen
In der Schweiz regelt das ZertES – das Bundesgesetz über die elektronische Signatur – das elektronische Unterschreiben; die qualifizierte Signatur ist dort geregelt. Üblicherweise unterscheidet man drei Stufen:
- Einfache elektronische Signatur (EES): die niedrigste Stufe, zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift. Einfach, aber wenig beweiskräftig.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig einer Person zuordenbar; nachträgliche Veränderungen am Dokument werden erkennbar.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): die höchste Stufe, mit einem qualifizierten Zertifikat. Sie ist – in Verbindung mit einem qualifizierten Zeitstempel – rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, überall dort, wo das Gesetz einfache Schriftlichkeit verlangt. Nicht anwendbar ist sie, wo besondere Formen wie die öffentliche Beurkundung nötig sind.
Als Faustregel gilt: Je höher die Anforderung an die Rechtsverbindlichkeit, desto höher die nötige Signaturstufe. Für eine interne Freigabe genügt oft eine einfache Signatur, für einen rechtsverbindlichen Vertrag kann eine QES nötig sein.
Digitale Siegel: die Unterschrift der Organisation
Während die Signatur für eine Person steht, steht das digitale Siegel für eine Organisation – etwa eine Behörde oder ein Unternehmen. Es bestätigt, dass ein Dokument von dieser Stelle stammt und unverändert ist. So wird aus einer beliebigen Datei ein nachweisbar echtes Schreiben, vergleichbar mit dem Siegel auf einem amtlichen Kuvert.
Der Zeitstempel: der Beweis für den Zeitpunkt
Neben Absender und Inhalt zählt oft ein Drittes: der Zeitpunkt. Ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel hält fest, wann ein Dokument eingereicht oder unterzeichnet wurde – und belegt zugleich, dass es seither unverändert ist. Nach ZertES und dem EU-Pendant eIDAS gilt für qualifizierte Zeitstempel die Vermutung, dass der festgehaltene Zeitpunkt korrekt ist. Das macht einen Vorgang rechtlich nachvollziehbar – anders als bei einer E-Mail, deren Sendezeitpunkt sich kaum beweisen lässt.
Wie das bei ePost aussieht
Beim Digitalen Brief wissen Sie, von wem die Post kommt: Der Absender ist verifiziert. Zustell- und Archivierungsprozesse sind nachvollziehbar dokumentiert, sodass die Integrität eines Dokuments gewahrt bleibt. Und Verträge oder Offerten lassen sich direkt in der Post-App signieren – ohne das übliche Hin und Her physischer Briefe.
Welche Zustelloption – Standard, Plus oder Einschreiben – wann die passende ist, zeigt der Beitrag «Standard, Plus oder Einschreiben: welche digitale Zustellung wann».
Worauf Sie bei rechtsverbindlichen Dokumenten achten sollten
Bevor Sie ein Dokument digital unterschreiben, klären Sie zwei Punkte: Welche Signaturstufe verlangt der Anwendungsfall? Und bietet der genutzte Dienst diese Stufe an? Bei rechtsverbindlichen Verträgen lohnt sich im Zweifel eine kurze rechtliche Abklärung.
Fazit
Verschlüsselung schützt den Inhalt, Signatur und Siegel schützen die Echtheit. Erst zusammen ergibt sich vollständige Sicherheit – die Grundlage für vertrauenswürdige digitale Post.
Möchten Sie wissen, wie sich sichere und nachvollziehbare Zustellung in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt? Lassen Sie sich beraten.