Wenn Papier Prozesse stoppt: So wird Post digital

Physische Post kostet KMU täglich Zeit und unterbricht digitale Arbeitsprozesse. Mit einem digitalen Posteingang lässt sich eingehende Papierpost automatisch digitalisieren und effizient weiterverarbeiten. Das Beispiel Dormakaba zeigt, wie Unternehmen ihre Dokumentenprozesse vereinfachen und ortsunabhängig arbeiten können.

Viele KMU arbeiten heute digital – und doch landet täglich noch physische Post im Briefkasten. Rechnungen, Behördenbriefe oder Verträge müssen geöffnet, gescannt und abgelegt werden. Das kostet Zeit, unterbricht Prozesse und erschwert ortsunabhängiges Arbeiten.

Mit einem digitalen Posteingang lassen sich diese Aufgaben automatisieren. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel von Dormakaba.

Wenn Papier den digitalen Prozess ausbremst

In vielen Unternehmen laufen interne Prozesse längst digital: Dokumente werden elektronisch erstellt, Daten automatisch verarbeitet und Informationen im System archiviert.

Sobald jedoch ein physischer Brief eintrifft, entsteht ein Medienbruch. Die Post muss geöffnet, eingescannt und manuell abgelegt werden.

Typische Herausforderungen für KMU:

• Zeitaufwand: Briefe öffnen, scannen und archivieren kostet täglich wertvolle Arbeitszeit
• Medienbrüche: Dokumente müssen von Papier wieder ins digitale System gebracht werden
• Standortabhängigkeit: Mitarbeitende müssen physisch im Büro sein, um Post zu bearbeiten
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Ablage oder falsche Zuordnung von Dokumenten

Gerade für Unternehmen mit sensiblen Informationen oder hohem Dokumentenaufkommen wird diese Aufgabe schnell zum administrativen Engpass.

Mehr dazu: Das eArchiv passt perfekt zum ScanningService.

Beispiel aus der Praxis: Dormakaba

Die Dormakaba Schweiz AG erhält regelmässig Anfragen zu verlorenen Schlüsseln. Fundbüros oder Polizeistellen kontaktieren das Unternehmen, damit die Eigentümerschaft ermittelt werden kann.

Die entsprechenden Dokumente enthalten sensible Informationen und müssen zuverlässig sowie vertraulich verarbeitet werden. Früher wurden diese Unterlagen intern erstellt, ausgedruckt, kuvertiert und verschickt. Dieser Prozess war jedoch an einen Standort gebunden und verursachte zusätzlichen Aufwand.

Im Zuge der Digitalisierung suchte das Unternehmen nach einer einfacheren Lösung für den Dokumentenversand.

Digitale Prozesse statt internes Postbüro

Heute erstellt Dormakaba die Dokumente digital und übermittelt sie direkt an ePost. Die Plattform prüft automatisch, auf welchem Kanal die Empfängerinnen und Empfänger erreichbar sind. Je nach Situation erfolgt die Zustellung digital oder klassisch per Post.

Das Ergebnis: Der Versandprozess wurde deutlich vereinfacht.

Die wichtigsten Vorteile:

• Standortunabhängiges Arbeiten: Dokumente können auch aus dem Homeoffice versendet werden
• Weniger administrativer Aufwand: Druck, Verpackung und Versand entfallen
• Schnellere Prozesse: Dokumente gelangen rasch zu den richtigen Empfängerinnen und Empfängern
• Sicherer Versand: Sensible Daten werden verschlüsselt und vertraulich übertragen

Gerade bei vertraulichen Informationen war für Dormakaba entscheidend, dass hinter der Lösung ein verlässlicher Schweizer Anbieter steht und die Kommunikation sicher erfolgt.

«Sicherheit und Vertraulichkeit von ePost überzeugen uns.»

René Glocker,
Teamleiter Vertriebssupport & Empfang, Dormakaba Schweiz AG

Mehr dazu finden Sie in der Dormakaba Kundenreferenz

Warum sich ein digitaler Posteingang für KMU lohnt

Viele KMU unterschätzen den Aufwand, der durch physische Post entsteht. Schon wenige Briefe pro Tag führen über das Jahr gerechnet zu vielen Stunden manueller Arbeit.

Ein digitaler Posteingang bietet mehrere Vorteile:

• Mehr Effizienz im Alltag: Dokumente stehen sofort digital zur Verfügung und können direkt weiterverarbeitet oder archiviert werden.

• Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende können Post auch unterwegs oder im Homeoffice bearbeiten.

• Bessere Übersicht: Alle Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort und lassen sich jederzeit wiederfinden.
  

• Weniger Papier und weniger Aufwand: Drucken, Scannen und physische Ablage entfallen.

Die Lösung: ePost ScanningService

Mit dem ScanningService von ePost wird eingehende Papierpost automatisch digitalisiert.

Der Ablauf ist einfach:

1. Ihre Geschäftspost wird an eine ePost-Adresse zugestellt
2. Die Dokumente werden im Scanningzentrum digitalisiert
3. Sie erhalten Ihre Post direkt im digitalen Posteingang

So steht jede Sendung sofort digital zur Verfügung – unabhängig davon, wo Sie arbeiten.

Wie ein Brief zu einem digitalen Dokument wird und wie dabei das Briefgeheimnis gewahrt wird lesen Sie in diesem Artikel. 

Fazit: Weniger Papier, mehr Effizienz

Digitale Arbeitsprozesse enden nicht beim Dokumentenversand. Auch der Posteingang lässt sich heute automatisieren.

Das Beispiel Dormakaba zeigt, wie Unternehmen mit einfachen Lösungen ihre Dokumentenprozesse modernisieren können – sicher, effizient und ohne zusätzlichen Aufwand.

Für KMU bedeutet das vor allem eines:
mehr Zeit fürs Kerngeschäft und weniger administrative Routine.

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