Digitaler Brief und ERP: Welche Schnittstellen es gibt und wie die technische Anbindung in der Praxis aussieht

Sie möchten den Digitalen Brief in Ihr bestehendes ERP-System einbinden? ePost bietet Ihnen mehrere Integrationswege, die zu Ihren Anforderungen passen. Ob automatisierte Schnittstelle oder manuelle Nutzung: Die Lösung ist technisch ausgereift und erfordert kein Parallelsystem. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

Was ist der Digitale Brief?

Der Digitale Brief ist seit dem 1. April 2026 Teil der postalischen Grundversorgung. Unternehmen und Behörden stellen ihre Geschäftspost digital bereit – die Empfänger:innen entscheiden dann, ob sie ihre Post digital in der Post-App oder physisch im Briefkasten erhalten möchten. Jede Sendung ist rechtssicher, mit Zeitstempel und elektronischem Siegel versehen und bleibt vollständig verschlüsselt.

Für Sie als Absender bedeutet das: Sie sparen Druck- und Papierkosten, erreichen alle Empfänger:innen zuverlässig und profitieren von vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Weitere Infos zum Digitalen Brief finden Sie hier.

Die Integrationswege: Welcher passt zu Ihnen?

Welche Schnittstellen gibt es für die Integration des Digitalen Briefs in mein ERP-System?

ePost bietet Ihnen zwei Hauptwege, um den Digitalen Brief in Ihre Systeme zu integrieren:

1. oneAPI – Die Schnittstelle für hohe Volumen

Die oneAPI ist die Versandplattform für ERP-, Billing- und Fachsysteme. Sie binden Ihr System einmalig an – danach versenden Sie alle Dokumente automatisiert über die optimale Zustellart.

Das bietet oneAPI:

• Automatisches Dispatching nach Empfänger-Präferenz
  
• Versand via ePost, eBill, E-Mail, SMS oder physischer Brief
  
• Monitoring und zentrale Kontrolle aller Sendungen
  
• Status-Meldungen und Reports an einem Ort
  
• Intelligentes Matching: Das System erkennt automatisch, welcher Versandweg optimal ist

oneAPI ist ideal für Sie, wenn Sie:

• Rechnungen und Lohnabrechnungen automatisiert versenden
  
• Grosse Versandvolumen haben
  
• Offerten, Aufträge oder Bestätigungen direkt aus dem ERP aussteuern möchten
  
• Verträge und Kundeninformationen rechtskonform digital zustellen

2. ePost SmartSend – Die schnelle Lösung

SmartSend ist die webbasierte Plattform für den schnellen Einstieg. Sie laden Ihre Dokumente direkt hoch und versenden sie – ohne zusätzliche Software oder Programmierung.

Das bietet SmartSend:

• Intuitive Bedienung ohne technische Vorkenntnisse
  
• Ideal für Tagespost und kleinere Versandmengen
  
• Flexible Versandoptionen (digital oder hybrid)
  
• Sofort einsatzbereit

SmartSend passt zu Ihnen, wenn Sie:

• Kleinere Mengen versenden
  
• Schnell starten möchten
  
• Keine umfangreiche Integration brauchen

Systemvoraussetzungen: Was Sie wissen sollten

Für die Integration der oneAPI in Ihr ERP-System gelten folgende Voraussetzungen:

Technische Anforderungen:

• REST-API-Anbindung möglich
  
• Dokumentation und Codebeispiele vorhanden
  
• Test-Umgebung für sichere Erprobung
  
• Postman Collection für einfache erste Tests

Unterstützte ERP-Systeme:

ePost arbeitet mit gängigen Schweizer ERP-Lösungen zusammen. Die oneAPI ist kompatibel mit Systemen wie:

• Abacus
  
• Sage
  
• SAP
  
• Weitere Fachsysteme und Billing-Lösungen

Wenn Ihr System nicht aufgelistet ist: Kontaktieren Sie ePost. Die API ist offen gestaltet und lässt sich in die meisten modernen Systeme integrieren.

Der Integrationsprozess: Vier Schritte zum Erfolg

 ePost begleitet Sie durch einen strukturierten Prozess:

Schritt 1: Dokumentation lesen
Lesen Sie sich in unserer Dokumentation ein: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Codebeispiele und Best Practices helfen Ihnen beim reibungslosen Start.

Schritt 2: Onboarding auf Test-System
Sie erhalten Zugang zur Test-Umgebung. Mit der benutzerfreundlichen Postman Collection führen Sie erste einfache Test-Versände durch und erhöhen Ihr Verständnis der Kommunikationsplattform.

Schritt 3: Technische Integration umsetzen und testen
In der Test-Umgebung können Sie die Integration prüfen oder direkt mit der Entwicklung beginnen.

Schritt 4: Go Live mit ePost
ePost-Administratoren begleiten Sie persönlich beim Onboarding auf die Produktiv-Umgebung.

Was kostet die Integration?

Gute Nachricht: Es gibt keine Einrichtungskosten und kein Abo-Modell. Sie zahlen nur für die Sendungen, die Sie tatsächlich versenden.

Preise für den Digitalen Brief (ab 1. April 2026):

• ePost Standard (digital): CHF 0.40 pro Brief (exkl. MWST)
  
• ePost Plus (digital): CHF 0.65 pro Brief (exkl. MWST)
  
• Hybrid-Versand (digital oder physisch): durchschnittlich CHF 0.99 pro Brief
  

Bei höheren Versandvolumen (über 50'000 Briefe pro Jahr) erhalten Sie individuelle Tarife mit attraktiven Konditionen.

Behördliche Anforderungen: Sicherheit und Compliance

Für Behörden gelten besondere Anforderungen. Der Digitale Brief erfüllt diese vollständig:

Sicherheitsstandards:

• Schweizer Briefgeheimnis – auch digital gewährleistet
  
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – Inhalte bleiben für Dritte unzugänglich
  
• Qualifizierte Zeitstempel nach ZertES – rechtssicher und unveränderbar
  
• Elektronisches Siegel nach ZertES – Authentizität und Unverfälschtheit bestätigt
  
• 100% DSG-konform – Datenschutzgesetze vollständig erfüllt
  
• Infrastruktur in der Schweiz – alle Daten bleiben in Schweizer Rechenzentren
  

Nachweisbarkeit:

• Zustellbestätigung für jede Sendung
• Abruf- und Nichtabrufbestätigung (optional)
• Sendungsannahme/-ablehnung durch Empfänger dokumentiert
• Zentrale Kontrolle und Reporting
  

Für Gemeinden relevant: Erfahren Sie in unserem Leitfaden, welche organisatorischen und rechtlichen Aspekte Sie bei der Umsetzung des Digitalen Briefs beachten müssen – vom regulatorischen Rahmen bis zur Fristenkontrolle.

Beispiel: Gemeinde mit Versandvolumen

Eine Schweizer Gemeinde versendet monatlich ca. 5'000 Verwaltungsschreiben (Steuerbescheide, Gebührenrechnungen, Mitteilungen). Bisher: manueller Druck, Kuvertierung, Porto.

Mit oneAPI und Digitalem Brief:

1. Die Gemeinde integriert die oneAPI in ihr Verwaltungs-ERP-System (ca. 3 Wochen).
   
2. Alle Schreiben werden automatisch digital eingeliefert – die Adresse reicht aus.
   
3. Bürger:innen erhalten die Post digital in der Post-App oder physisch im Briefkasten.
   
4. Die Gemeinde spart 40–50% der Versandkosten und erhält vollständige Nachweise.
   

Ergebnis: Kein Parallelsystem, keine manuellen Prozesse, maximale Effizienz.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• ✓ Zwei Integrationswege: oneAPI für hohe Volumen, SmartSend für schnelle Einstiege
• ✓ Keine Einrichtungskosten: Nur Gebühren pro Versand (ab CHF 0.40)
• ✓ Schnelle Umsetzung: Vier klar definierte Schritte von der Dokumentation bis Go Live
• ✓ Behörden-ready: Alle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt
• ✓ Automatisierung: Versandprozesse laufen vollständig automatisiert
• ✓ Garantierte Zustellung: Alle Empfänger:innen werden erreicht – digital oder physisch
• ✓ Schweizer Sicherheit: Daten bleiben in Schweizer Rechenzentren, Briefgeheimnis gewährleistet

Fazit

Der Digitale Brief ist keine Zusatzlösung – er ist eine technisch reife, sichere und kosteneffiziente Lösung für Ihre Geschäftspost. Mit oneAPI oder SmartSend integrieren Sie ihn nahtlos in Ihre bestehenden Systeme. Kein Parallelsystem, kein Mehraufwand. Nur effiziente, sichere und nachhaltige Kommunikation.

Lassen Sie sich beraten – unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie gerne.