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Pour les clients commerciaux

Questions fréquemment posées

Vous trouverez ici toutes les réponses aux questions fréquentes concernant ePost. 

Généralités

Quelle est la différence entre ePost pour les particuliers et les clients commerciaux?

La clientèle privée et la clientèle commerciale ont des besoins différents en matière de courrier. C’est pourquoi il existe deux offres séparées. ePost pour les particuliers a été conçue comme une application mobile pour smartphone alors qu’ePost pour les PME est une solution web (il n’existe pas encore d’application mobile pour la clientèle commerciale).

Combien coûte ePost pour la clientèle commerciale?

Les courriers numériques expédiés par des entreprises ou des autorités déjà intégrées comme expéditeurs dans ePost sont gratuits.

Il existe en plus deux services supplémentaires, le «Service de scannage» pour les entreprises et le service «Print & Send» auquel vous pouvez aussi vous abonner.

L’offre d’ePost est-elle similaire à celle d’E-Post Office?

Non, ePost est un nouveau service issu du partenariat entre la Poste et KLARA Business SA.
L’ancien E-Post Office a tiré sa révérence le 1er août.

Qui est à l’origine de l’application?

La Poste et KLARA Business SA, une entreprise de logiciels lucernoise qui est une entreprise de la Poste depuis octobre 2020.

Commencer avec le courrier entrant numérisé

Quelles sont les premières étapes pour démarrer ePost?

Suivez cette instruction et vous pourrez bientôt recevoir du courrier numérisé.
Vers l’instruction

Comment puis-je définir mon profil d’entreprise et ma boîte aux lettres numérique?

Dans votre compte ePost, vous devez d’abord vérifier une entreprise. Pour cela, saisissez l’adresse correcte de votre entreprise dans la section «Entreprise» (celle qui figure aussi sur votre boîte aux lettres). Confirmez votre saisie et vous recevrez un code d’authentification par courrier que vous devrez saisir ici pour authentifier définitivement l’entreprise pour ePost.

 Le service Courrier entrant numérisé sera ensuite préparé et activé à la date que vous aurez indiquée. Le délai le plus tôt pour l’activation est de 3 semaines suivant l’inscription.

En savoir plus

Que se passe-t-il si je change les données de mon adresse ou de mon profil ultérieurement?

Le Courrier entrant numérisé et le Service de scannage seront suspendus pour des raisons de sécurité. Vous devrez procéder à une nouvelle vérification de votre côté et pourrez en demander une nouvelle dans le compte. Pour finir, vous recevrez de nouveau un code par courrier qui réactivera le service une fois que vous l’aurez saisi.

De qui puis-je déjà recevoir du courrier numérique gratuitement dans ePost?

La Vaudoise, LuTax (l’administration fiscale du canton de Lucerne) et la Fédération des Entreprises Romandes misent déjà aujourd’hui sur les boîtes aux lettres numériques. Et de nouveaux expéditeurs s’ajoutent constamment.

Ceux qui souhaitent déjà recevoir davantage de courriers numériques peuvent s’abonner à l ’option payante Service de scannage pour la clientèle commerciale.

Vers le Service de scannage

Travailler avec le courrier entrant numérisé

Puis-je activer d’autres utilisateurs pour le Courrier entrant numérisé?

Oui. Dans la «Gestion des utilisateurs» du Courrier entrant numérisé, vous pouvez, en tant qu’«Administrator», saisir d’autres utilisateurs, accorder des autorisations d’accès ou supprimer des utilisateurs.
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Où puis-je trouver mon courrier numérique?

Connectez-vous avec vos identifiants sur le webservice ePost sous app.epost.ch. Vous verrez alors votre Courrier entrant numérisé, vous pourrez rechercher des lettres et poursuivre le traitement depuis ce site.

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Comment puis-je rechercher une lettre?

Dans le Courrier entrant numérisé. Clique sur le bouton de commande «Rechercher» et utilise les possibilités de filtrage tels que la période ou la date de réception pour paramétrer la recherche plus efficacement.

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Puis-je au besoin également demander une lettre au format papier?

Il est possible de commander l’envoi par voie physique d’une lettre distribuée par voie numérique directement dans ePost via le menu «Demander l ’expédition» pour CHF 5.

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Service pour les clients commerciaux

À quel moment le «Service de scannage» est-il pertinent pour la clientèle commerciale?

ePost n’en est encore qu ’à ses débuts. Le nombre d’entreprises et les autorités qui livrent leurs courriers gratuitement dans le Courrier entrant numérisé est par conséquent encore restreint. Mais leur nombre ne cesse de croître. Si vous souhaitez aujourd’hui déjà recevoir la majeure partie de votre courrier professionnel par voie numérique dans ePost, il vaut la peine de s’abonner au Service de scannage.

En savoir plus

Comment puis-je voir si mon service de scannage est actif?

Pour vous assurer que votre Service de scannage est actif, vérifiez votre abonnement dans le Widget Store et votre réacheminement à la Poste.

Dans le Widget Store, toutes les offres activées portent la mention «abonné». Si cette vue d’ensemble ne suffit pas, vous trouverez une sélection de vos widgets activés sous «mes Widgets».

Comment puis-je prendre en charge un scannage et lui attribuer le statut «Pris en charge»

Le statut «Pris en charge» permet de cocher les envois qui ont déjà été téléchargés. Vous trouverez une instruction pour les données qui ne nécessitent pas de répéter la sélection.

Vers l’instruction

Combien coûte le «Service de scannage» pour les entreprises?

Voici un récapitulatif des coûts:

- Les coûts de scannage s’élèvent à CHF 0.80 par lettre/ hors TVA.
- La transmission automatique de contenus ne pouvant être scannés s’élève à CHF 2.50 par lettre/ hors TVA.
- La commande d’un courrier original au format papier s’élève à CHF 5.– par lettre / hors TVA (possible pendant le délai de conservation de 25 jours).
Les frais sont facturés mensuellement.

 

Quels courriers ne sont pas scannés par le Service de scannage?

Tous les contenus de courrier qui ne sont pas en papier, tels que les cartes SIM, les CD, les clés USB, les cartes en plastique, les pièces d’identité, les badges, etc., ne peuvent pas être scannés.

De plus, les courriers contenant des codes NIP, de l’argent, des tickets, des bons pour le personnel, des chèques et dont le format est supérieur à A3 ou inférieur à A6 ne sont pas scannés.

S’il n’est pas possible ou autorisé de scanner le contenu d’un envoi, ce dernier est transmis physiquement au destinataire.

Que se passe-t-il avec les envois contenant des objets physiques?

Les envois avec des objets physiques (tels que passeports, cartes de crédit, etc.) sont renvoyés aux destinataires au plus tard le jour suivant pour CHF 2.50.

À propos de «Print & Send»

Comment fonctionne le service «Print & Send»?

Avec «Print & Send», vous pouvez envoyer des lettres ou des factures que vous avez créées numériquement d’un clic à la Poste pour qu’elle les expédie. Elle s’occupe du reste pour vous: elle imprime votre lettre, la met dans une enveloppe, l’affranchit et l’envoie. On ne peut pas faire plus pratique.

Les données Print & Send sont traitées sur des serveurs en Suisse. Toutes les données de clients sont définitivement supprimées au plus tard 12 heures après l’impression.

Quelles prestations contient le service «Print & Send»?

«ePost Print & Send» réunit deux prestations dans le thème «Envoyer des lettres», lesquelles sont conçues pour des volumes d’envoi différents.

Le pilote d’impression est idéal pour les envois individuels créés avec MS Office (Word, lettres-types, PDF, Excel, PPT).

La solution en ligne «Doc2Print» est idéale pour les envois en nombre au format PDF. P. ex. pour les factures générées avec un système ERP.

Quelles exigences mon document doit-il respecter pour que je puisse l’envoyer avec «Print & Send»?

Nous traitons des types de document au format A4.

- Avec le pilote d’impression: tous les formats MS Office tels que Word, Excel, PPT, PDF
- Avec Doc2Print: seulement les PDF

Exemples d’envoi: offres, contrats, factures avec BVR, perforation ou codes QR ainsi que les décomptes de salaire.

Puis-je faire imprimer l’enveloppe de manière individuelle?

Non, pas encore. Cette prestation est en cours de développement.

Combien coûte «Print & Send»?

Le coût de chaque envoi de lettre commence à partir de CHF 1.30. Les prix sont composés des éléments suivants:

- traitement et mise sous pli;
- coûts d’impression;
- frais d’expédition par courrier (p. ex. Courrier A).

D’un autre côté, vous vous épargnez l’achat de l’enveloppe, du papier, ainsi que l’impression, les timbres et le trajet jusqu’à la filiale de la Poste. Au final, c’est non seulement plus pratique mais aussi plus avantageux en termes de coûts. Ces prestations sont comptabilisées dans la facture mensuelle.

Télécharger maintenant dans le Widget Store

Plusieurs personnes de mon entreprise peuvent-elles leurs envois numériques avec «Print & Send»?

Le pilote d’impression peut être installé sur plusieurs PC. Plusieurs personnes peuvent effectuer des envois avec le pilote d’impression et/ou Doc2Print avec un login unique.

Sécurité

Où mes données sont-elles enregistrées?

Toutes les données et tous les documents qui vous concernent ou qui concernent vos clients comportent plusieurs niveaux de chiffrement et sont enregistrés en Suisse. Vous êtes la seule personne à pouvoir lire et traiter votre courrier, cela s’applique également aux collaborateurs de KLARA.

Quel est le niveau de sécurité d’ePost et du service de scannage?

ePost respecte la norme de sécurité informatique et des données de la Poste.

- la vérification de votre personne comprend plusieurs étapes;
- l’authentification du login comprend deux étapes;
- vos documents sont chiffrés de sorte à ce que vous seul(e) puissiez les consulter et les lire;
- la communication au sein du système d’ePost est également chiffrée et vérifie les virus dans le courrier entrant, ce qui rend l’application plus sûre qu’une communication par e-mail. Vous pouvez ainsi ouvrir et traiter votre courrier sans hésitation;
- nous vérifions régulièrement si notre système comporte des failles en procédant à des tests de pénétration afin de pouvoir proposer un système sûr en permanence à notre clientèle.

Qu’advient-il des données traitées avec «Print & Send»?

Ces données sont traitées sur des serveurs en Suisse et sont protégées sur plusieurs niveaux. Toutes les données de clients sont définitivement supprimées au plus tard 12 heures après l’impression.

Pour les anciens clients E-Post Office

Je suis client(e) commercial(e) et j’utilisais E-Post Office auparavant. Où puis-je trouver des offres adaptées à mes besoins?

Toutes les offres ePost pour la clientèle commerciale sont désormais chez KLARA et peuvent être examinées sur le site correspondant.

La Poste propose également de nombreuses offres pour la clientèle commerciale. S’il ne s’agit pas explicitement d ’un besoin ePost, nous renvoyons à la page de la Poste dédiée à la clientèle commerciale.

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