Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie die Antworten auf Ihre Fragen rund um ePost
Allgemeine Infos
ePost ist die digitale Kommunikationsplattform der Schweizerischen Post für Unternehmen.
Sie versenden und empfangen Geschäftsdokumente digital oder physisch über ein einheitliches System. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Verträge, Mahnungen oder behördliche Schreiben.
ePost verbindet digitale Zustellung mit der postalischen Infrastruktur der Schweiz.
ePost eignet sich für Unternehmen jeder Grösse, die ihre Geschäftskommunikation sicher und effizient digitalisieren möchten.
Ob KMU, Grossunternehmen oder Behörde – überall dort, wo regelmässig dokumentationspflichtige Schreiben versendet werden, schafft ePost klare Prozesse und Transparenz.
Sie können mit einzelnen Anwendungsfällen starten und die Lösung schrittweise ausbauen.
E-Mail ist ein offenes Kommunikationssystem ohne standardisierte Zustellnachweise.
Reine Druckdienstleister digitalisieren lediglich den Einlieferungsprozess für physische Briefe.
ePost kombiniert digitale und physische Zustellung in einem System. Bei jeder Sendung wird automatisch geprüft, ob eine digitale Zustellung möglich ist. Andernfalls erfolgt die physische Zustellung über die Post.
Ein Prozess – unabhängig vom Zustellkanal.
Digitale Sendungen über ePost werden in einem geschlossenen System zugestellt. Absender und Empfänger werden identifiziert, Zustellzeitpunkte werden dokumentiert.
Ob eine bestimmte Kommunikation rechtlich ausreichend ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und den geltenden gesetzlichen Vorgaben ab. Für spezielle Versandarten gelten separate Bedingungen.
Gerne klären wir Ihre Anforderungen im persönlichen Gespräch.
Die produktiven Kernsysteme von ePost werden in Schweizer Rechenzentren betrieben.
Inhaltsdaten werden in der Schweiz gespeichert und verschlüsselt verarbeitet. Für bestimmte technische Dienste können Metadaten innerhalb Europas verarbeitet werden.
ePost ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Technische und organisatorische Massnahmen stellen sicher, dass nur berechtigte Instanzen Zugriff erhalten.
Für den webbasierten Online-Versand ist in der Regel kein IT-Projekt erforderlich.
Für eine Systemintegration hängt der Aufwand von Ihrer bestehenden IT-Landschaft und den gewünschten Prozessen ab.
ePost begleitet Sie von der Analyse bis zur produktiven Nutzung und stellt eine Testumgebung zur Verfügung.
Der Digitale Brief
1. Grundlagen
Bestehende Kanäle wie E-Mail, Kundenportale oder Chat-Apps sind entweder unsicher, unverbindlich, kompliziert oder unpraktisch in der Nutzung. Der Digitale Brief ist der einzige Kanal, der digital, sicher und verbindlich ist – wie ein klassischer Brief, aber schneller, günstiger und effizienter.
E-Mails sind offen einsehbar, vergleichbar mit einer physischen Postkarte, welche auch für jeden lesbar ist, leicht zu fälschen und nicht rechtssicher. Der Digitale Brief läuft in einem geschlossenen System: Absender und Empfänger sind beide verifiziert, Inhalte verschlüsselt, Zustellungen nachweisbar – Spam und Phishing sind daher ausgeschlossen.
Voraussichtlich ab 1. Januar 2026. Der Hybride Brief soll Teil der postalischen Grundversorgung werden; der Bundesratsentscheid dazu wird im Dezember 2025 erwartet.
2. Sicherheit und Rechtssicherheit
Ja. Das Briefgeheimnis gilt unverändert – egal ob digital oder physisch. Inhalte sind geschützt, auch die Post selbst hat keinen Zugriff.
Die Echtheit und Unveränderbarkeit eines digitalen Briefs werden mit Hilfe eines geregelten Siegels nach ZertES und einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel sichergestellt. Dies gibt Absendern und Empfängerinnen und Empfängern rechtliche Sicherheit, dass das Dokument, welches vom Absender eingeliefert wurde, echt ist und nicht verändert wurde.
- Annahmezeitpunkt – Nachweis, wann der Brief durch die Post für die Zustellung angenommen wurde
- Zustellzeitpunkt – Nachweis, wann er beim Empfänger in den digitalen Briefkasten zugestellt wurde
- Abrufzeitpunkt – Nachweis, wann er digital geöffnet oder heruntergeladen wurde
- Nichtabrufzeitpunkt – Nachweis, dass der Brief nach 7 Tagen nicht digital geöffnet oder heruntergeladen wurde
3. Nutzung und Integration
ePost unterstützt gängige Standards wie REST, MFT, SOAP und SMTP. Damit lassen sich ERP-, CRM- oder DMS-Systeme einfach anbinden. Zusätzlich lässt sich eine WebApp nutzen, mit welcher man rasch und unkompliziert Dokumente versenden kann.
Die technischen Dokumentationen finden Sie auf den Unterseiten der Versandrubrik der Post:
https://www.epost.ch/de-ch/geschaeftskunden/versenden
Über eine einzelne API, die sogenannte oneAPI kann die gesamte Kommunikation eines Unternehmens versendet werden, egal ob ePost, eBill, physisch, etc. Das reduziert Komplexität und macht die Integration einfacher und schneller als bei klassischen Einzel-APIs.
Ebenso kann auch nur über den Kanal ePost versendet werden, was dann aber eine API-Anbindung voraussetzt.
4. Wirtschaftlichkeit und Effizienz
Jede digitale Zustellung ist günstiger, da Druck-, Papier-, Kuvertierungs- und Transportkosten entfallen. Die physische Zustellung erfolgt, wenn Empfänger:innen nicht in ePost erreichbar sind.
Ein Unternehmen mit 100’000 Sendungen pro Jahr zahlt im Schnitt CHF 150’000 für Porto und Prozesse (ca. CHF 1.50 pro Sendung).
- Schon bei 5 % digital (5’000 Sendungen): ca. CHF 5’500 Ersparnis jährlich
- Bei 30 % digital (30’000 Sendungen): ca. CHF 33’000 Ersparnis jährlich
Je mehr Personen digital in ePost erreichbar, desto grössere Kosteneinsparungen sind möglich. ePost stellt diverse Tools und Massnahmen zur Verfügung, damit Absender ihre Empfänger für ein Onboarding in ePost motivieren können. Somit steigen die digitale Zustellquote und die Ersparnisse.
Alle Kosten – ob digital oder physisch – werden transparent ausgewiesen und monatlich in Rechnung gestellt. Für Grossversender sind individuelle Zahlungsmodelle möglich.
5. Umsetzung und Support
Digitale Briefe bleiben im Digitalen Briefkasten so lange abrufbar, bis Sie sie löschen oder in ein Archivsystem überführen. Für die gesetzeskonforme und langfristige Aufbewahrung steht das eArchiv von ePost zur Verfügung:
- Speicherung nach den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz (z. B. OR, GeBüV).
- Revisionssicher, verschlüsselt und jederzeit abrufbar.
- Ideal für Dokumente mit Aufbewahrungspflicht wie Rechnungen, Verträge oder amtliche Mitteilungen.
Ja. Änderungen von digital zu physisch oder umgekehrt werden automatisch berücksichtigt – ohne zusätzlichen Aufwand für den Absender.
Die Post begleitet Unternehmen mit persönlicher Beratung, Schulungen und Support. Von der ersten Testsendung bis zur vollständigen Integration erhalten Sie Unterstützung – Schritt für Schritt.glich.
Die Post begleitet Unternehmen und Behörden aktiv dabei, möglichst viele Empfängerinnen und Empfänger für den digitalen Empfang zu gewinnen. Dazu stehen praxiserprobte Hilfsmittel bereit:
- Informations- und Werbematerialien für die Kundenkommunikation
- Textbausteine für Mailings oder Portale
- Vorlagen für Onboarding-Kampagnen
- Tipps aus der Praxis
So steigern Sie Schritt für Schritt den Anteil an digitalen Zustellungen – und damit Ihre Einsparungen und Prozessvorteile.
6. Behörden
ePost ist eine zentrale Plattform für den digitalen Versand, Empfang, die Archivierung und interne Kommunikation. Behörden können damit ihre Verwaltungsabläufe effizienter gestalten, Porto sparen und die hybride Zustellung an die Bevölkerung sicherstellen.
Ja. Mit ePost können Sie sowohl eingehende als auch ausgehende Post direkt aus Ihren Fachlösungen digital verarbeiten – per API oder über Input Management. So entfallen Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte.
ePost erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen – namentlich das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Plattform ist als datenschutzkonforme Lösung etabliert und wird bereits von tausenden Kundinnen und Kunden in der Schweiz genutzt.
- Datenstandort Schweiz: Alle Daten werden ausschliesslich in zertifizierten Schweizer Rechenzentren gespeichert.
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Nur Empfängerinnen und Empfänger haben Zugriff auf ihre Inhalte – nicht einmal ePost-Mitarbeitende können mitlesen.
- Zugangskontrolle: Zugriffe erfolgen nach dem Prinzip „least privilege“.
- Zertifiziert: ePost ist nach ISO 27001:2013 zertifiziert.
- Datensparsamkeit: Es werden nur Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
- Sensibilisierung: Alle Mitarbeitenden werden regelmässig in Datenschutzfragen geschult.
Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Die Einführung erfolgt modular: Vom digitalen Posteingang bis zur Zustelllösung können Sie Schritt für Schritt starten. Sie werden durch Schulungen und ein persönliches Onboarding-Team begleitet.
Die Kosten hängen vom gewählten Leistungsumfang ab (Versand, Scanning, Archivierung etc.). Gerne beraten wir Sie individuell – transparent und ohne versteckte Gebühren.
Die Bevölkerung erhält Mitteilungen auf dem gewünschten Weg – digital über die ePost-App oder klassisch per Post. Das verbessert die Erreichbarkeit, beschleunigt Abläufe und ermöglicht eine moderne Kommunikation.
Starten mit dem digitalen Posteingang
Befolgen Sie diese Anleitung und schon bald können Sie digitale Post erhalten: Zur Anleitung
In Ihrem ePost Account laden wir Sie zuerst ein, Ihre Firma zu verifizieren. Erfassen Sie hierfür im Bereich «Firma» Ihre korrekte Firmenanschrift (die, die auch am Briefkasten steht). Bestätigen Sie die Eingabe und Sie erhalten innert 3-4 Tage per Briefpost einen Authentifizierungscode zugestellt, den Sie hier eingeben, um die Firma final für ePost zu authentifizieren.
Die Vaudoise, LuTax (die Steuerverwaltung Kanton Luzern) und die Fédération des Entreprises Romandes setzen bereits heute schon, auf den digitalen Briefkasten. Und es kommen laufend neue Absender hinzu.
Wer heute schon mehr digitale Post erhalten will, hat die Option, den kostenpflichtigen ScanningService für Geschäftskunden zu abonnieren. Zum ScanningService
Ja. In der «Benutzerverwaltung» des digitalen Posteingangs können Sie als «Administrator» andere Nutzer erfassen, Zugriffsrechte vergeben, oder Nutzer löschen. Mehr erfahren
Loggen Sie sich mit Ihren Logindaten in die ePost Webservice unter app.epost.ch ein. Dort ersehen Sie Ihren digitalen Posteingang. Sie können nach Briefen suchen und diese von dort aus weiterverarbeiten.
Der ScanningService
Für Geschäftskunden
Immer mehr Unternehmen und Behörden liefern in den digitalen Posteingang ein. Wenn Sie schon heute den Grossteil Ihrer geschäftlichen Post digital in ePost empfangen möchten, lohnt es sich, den ScanningService zu abonnieren. Die Gründe sind vielseitig: Zeit- und Kostenersparnis, Effizienzsteigerung, von überall Zugriff auf Ihre ePost, Umweltfreundlichkeit um nur einige zu nennen.
Um sicherzustellen, dass Ihr ScanningService aktiv ist, prüfen Sie bitte Ihr Abonnement im Widget Store.
Im Widget Store sind alle aktivierten Angebote mit «abonniert» gekennzeichnet. Sollte Ihnen diese Übersicht nicht ausreichen, finden Sie eine Auswahl Ihrer aktivierten Widgets unter «meine Widgets».
- Die Kosten für das Scanning belaufen sich auf CHF 0.80 pro Brief/ exkl. MwSt.
- Die die automatische Weiterleitung von nicht scannbaren Inhalten beläuft sich auf CHF 2.50 pro Brief/exkl. MwSt.
- Die Bestellung eines Originalbriefs in Papierform CHF 5.-/ exkl. MwSt. pro Brief (möglich innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 25 Tagen).
Die Kosten werden monatlich verrechnet.
Alle Briefinhalte, die nicht aus Papier, sondern anderen Materialien bestehen, z.B. SIM-Karten, CDs, USB-Sticks, Plastikkarten, Ausweise, Badges etc., können nicht gescannt werden.
Nicht gescannt werden zudem Briefe mit PIN Code, Geld, Tickets, Personalgutscheine, Schecks oder wenn das Format grösser als A3 oder kleiner als A6 ist. Falls der Inhalt einer Sendung nicht gescannt werden kann oder darf (dies sind BU- oder GU-Sendungen), wird diese physisch und kostenpflichtig (Fr. 2.50 pro Brief/exkl. MwSt) an den Empfänger weitergeleitet.
Sendungen mit physischen Gegenständen (wie Pass, Kreditkarte, etc.) werden zu je CHF 2.50 gleichentags mit A-Post an den Empfänger weitergeleitet und treffen 1-2 Tage später am Domizil ein.
SmartSend
Alles rund um SmartSend
Mit «SmartSend» können Sie Briefe oder Rechnungen, die Sie digital erstellt haben, per Mausklick senden. Wir erledigen dann den Rest für Sie: Ihr Brief wird gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. Bequemer geht es kaum. Neu versendet SmartSend über verschiedene Kanäle (ePost, physisch).
«Smarte Zustellung» bedeutet, dass Sie Ihr Dokument als PDF hochladen und SmartSend automatisch den optimalen Versandkanal für jeden einzelnen Empfänger wählt. Das System prüft, ob der Empfänger die ePost-App nutzt, für eBill registriert ist oder den Brief physisch per Post erhalten soll, und stellt entsprechend zu.
Die Einrichtung ist sehr einfach und erfordert keine Installation von zusätzlicher Software. Sie registrieren sich online kostenlos, verifizieren Ihre Unternehmensadresse und aktivieren SmartSend direkt in Ihrem ePost-Account. Danach können Sie sofort mit dem Versand beginnen.
Sie können mit SmartSend PDF-Dokumente im A4-Format versenden. Dazu gehören typische Geschäftsdokumente wie Offerten, Verträge, Rechnungen (inklusive QR-Rechnungen) sowie Lohnabrechnungen.
Damit Ihr Dokument korrekt verarbeitet werden kann, muss es als druckfertiges PDF vorliegen. Achten Sie darauf, dass die Seiten sauber formatiert sind, ausreichende Ränder vorhanden sind und alle Inhalte klar lesbar dargestellt werden.
Ja, SmartSend unterstützt neben dem Standardversand auch spezielle Versandarten. Sie können Einschreiben, A-Post Plus für nachverfolgbare Sendungen und auch Serienbriefe (Massenversand) einfach über die Plattform aufgeben.
Nein, noch nicht. Diese Leistung ist in Entwicklung.
Mit ePost SmartSend können Sie Ihre Rechnungen digital versenden – inklusive eBill-Versand direkt ins E-Banking Ihrer Kundinnen und Kunden.
Um eBill mit SmartSend zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
-
SmartSend-Account eröffnen und Ihre Unternehmensadresse verifizieren.
-
eBill-Onboarding-Formular bei ePost anfordern, ausfüllen und zurücksenden.
-
Freischaltung durch ePost: Nach erfolgreicher Prüfung aktiviert ePost eBill für Ihr Unternehmen.
-
Rechnungen versenden: Anschliessend können Sie Ihre Rechnungen über SmartSend als eBill versenden – automatisch, einfach und direkt ins E-Banking Ihrer Kundschaft.
Nein, es gibt keine Fixkosten, Abonnements oder zusätzliche Gebühren. Sie zahlen ausschliesslich pro versendeter Sendung. Das macht den Service besonders flexibel für Unternehmen jeder Grösse.
Ja, mehrere Benutzer können im Namen einer Firma versenden. SmartSend - Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen aus Datenschutzgründen unwiderruflich gelöscht.
Ihre Daten geniessen höchste Sicherheit. Alle Dokumente werden mehrstufig verschlüsselt und auf Servern in der Schweiz gespeichert. Der gesamte Dienst unterliegt dem Briefgeheimnis, genau wie der traditionelle Postversand.
Sicherheit
Sicherheit und Datenschutz
Alle Daten und Dokumente von Ihnen oder Ihren Kunden sind mehrstufig verschlüsselt und werden in der Schweiz gespeichert. Nur Sie können Ihre Post lesen und bearbeiten.
ePost ist dem IT- und Daten-Sicherheitsstandard der Schweizerischen Post verpflichtet.
- Die Verifizierung Ihrer Person erfolgt mehrstufig
- Die Authentifizierung beim Login erfolgt zweistufig
- Ihre Dokumente sind so verschlüsselt, dass nur Sie diese sehen und lesen können
- Auch die Kommunikation im ePost System ist verschlüsselt und prüft eingehende Post auf Viren, was es sicherer macht als über E-Mail zu kommunizieren. Sie können so Briefe bedenkenlos öffnen und bearbeiten.
Diese Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet und sind mehrstufig geschützt. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen unwiderruflich gelöscht.
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