Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie die Antworten auf Ihre Fragen rund um ePost
Allgemeine Infos
Privatpersonen und Geschäftskunden haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um ihre Post geht. Daher gibt es zwei getrennte Angebote. ePost für Privatpersonen wurde als mobile App fürs Smartphone konzipiert (Abokosten). ePost für KMU’s ist eine reine Weblösung (kein Abo sondern nur Preise pro Transaktion). Für Geschäftskunden besteht heute noch keine mobile App.
Der Empfang der digitalen Post von Unternehmen oder Behörden, welche bereits als Absender in ePost integriert sind, ist kostenlos. Darüber hinaus gibt es drei kostenpflichtige Zusatzservices: den «Scanning Dienst» (Empfangen),den «SmartSend»-Dienst (Versenden) sowie das eArchiv (Archivieren), die Sie on top aktivieren können.
Nein, ePost ist ein neuer Dienst, der aus der Partnerschaft der Schweizerischen Post mit der KLARA Business AG entstanden ist.
Das ehemalige E-Post Office wurde zum 1. August 2021 in Pension geschickt.
Die Schweizerische Post und die KLARA Business AG, ein Luzerner Softwareunternehmen, welches seit Oktober 2020 ein Tochterunternehmen der Post ist.
Der Digitale Brief
1. Grundlagen
Bestehende Kanäle wie E-Mail, Kundenportale oder Chat-Apps sind entweder unsicher, unverbindlich, kompliziert oder unpraktisch in der Nutzung. Der Digitale Brief ist der einzige Kanal, der digital, sicher und verbindlich ist – wie ein klassischer Brief, aber schneller, günstiger und effizienter.
E-Mails sind offen einsehbar, vergleichbar mit einer physischen Postkarte, welche auch für jeden lesbar ist, leicht zu fälschen und nicht rechtssicher. Der Digitale Brief läuft in einem geschlossenen System: Absender und Empfänger sind beide verifiziert, Inhalte verschlüsselt, Zustellungen nachweisbar – Spam und Phishing sind daher ausgeschlossen.
2. Sicherheit und Rechtssicherheit
Ja. Das Briefgeheimnis gilt unverändert – egal ob digital oder physisch. Inhalte sind geschützt, auch die Post selbst hat keinen Zugriff.
Die Echtheit und Unveränderbarkeit eines digitalen Briefs werden mit Hilfe eines geregelten Siegels nach ZertES und einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel sichergestellt. Dies gibt Absendern und Empfängerinnen und Empfängern rechtliche Sicherheit, dass das Dokument, welches vom Absender eingeliefert wurde, echt ist und nicht verändert wurde.
- Annahmezeitpunkt – Nachweis, wann der Brief durch die Post für die Zustellung angenommen wurde
- Zustellzeitpunkt – Nachweis, wann er beim Empfänger in den digitalen Briefkasten zugestellt wurde
- Abrufzeitpunkt – Nachweis, wann er digital geöffnet oder heruntergeladen wurde
- Nichtabrufzeitpunkt – Nachweis, dass der Brief nach 7 Tagen nicht digital geöffnet oder heruntergeladen wurde
3. Nutzung und Integration
ePost unterstützt gängige Standards wie REST, MFT, SOAP und SMTP. Damit lassen sich ERP-, CRM- oder DMS-Systeme einfach anbinden. Zusätzlich lässt sich eine WebApp nutzen, mit welcher man rasch und unkompliziert Dokumente versenden kann.
Die technischen Dokumentationen finden Sie auf den Unterseiten der Versandrubrik der Post:
https://www.epost.ch/de-ch/geschaeftskunden/versenden
Über eine einzelne API, die sogenannte oneAPI kann die gesamte Kommunikation eines Unternehmens versendet werden, egal ob ePost, eBill, physisch, etc. Das reduziert Komplexität und macht die Integration einfacher und schneller als bei klassischen Einzel-APIs.
Ebenso kann auch nur über den Kanal ePost versendet werden, was dann aber eine API-Anbindung voraussetzt.
4. Wirtschaftlichkeit und Effizienz
Jede digitale Zustellung ist günstiger, da Druck-, Papier-, Kuvertierungs- und Transportkosten entfallen. Die physische Zustellung erfolgt, wenn Empfänger:innen nicht in ePost erreichbar sind.
Ein Unternehmen mit 100’000 Sendungen pro Jahr zahlt im Schnitt CHF 150’000 für Porto und Prozesse (ca. CHF 1.50 pro Sendung).
- Schon bei 5 % digital (5’000 Sendungen): ca. CHF 5’500 Ersparnis jährlich
- Bei 30 % digital (30’000 Sendungen): ca. CHF 33’000 Ersparnis jährlich
→ Je mehr Personen digital in ePost erreichbar, desto grössere Kosteneinsparungen sind möglich. ePost stellt diverse Tools und Massnahmen zur Verfügung, damit Absender ihre Empfänger für ein Onboarding in ePost motivieren können. Somit steigen die digitale Zustellquote und die Ersparnisse.
Alle Kosten – ob digital oder physisch – werden transparent ausgewiesen und monatlich in Rechnung gestellt. Für Grossversender sind individuelle Zahlungsmodelle möglich.
5. Umsetzung und Support
Digitale Briefe bleiben im Digitalen Briefkasten so lange abrufbar, bis Sie sie löschen oder in ein Archivsystem überführen. Für die gesetzeskonforme und langfristige Aufbewahrung steht das eArchiv von ePost zur Verfügung:
- Speicherung nach den gesetzlichen Anforderungen der Schweiz (z. B. OR, GeBüV).
- Revisionssicher, verschlüsselt und jederzeit abrufbar.
- Ideal für Dokumente mit Aufbewahrungspflicht wie Rechnungen, Verträge oder amtliche Mitteilungen.
Ja. Änderungen von digital zu physisch oder umgekehrt werden automatisch berücksichtigt – ohne zusätzlichen Aufwand für den Absender.
Die Post begleitet Unternehmen mit persönlicher Beratung, Schulungen und Support. Von der ersten Testsendung bis zur vollständigen Integration erhalten Sie Unterstützung – Schritt für Schritt.glich.
Die Post begleitet Unternehmen und Behörden aktiv dabei, möglichst viele Empfängerinnen und Empfänger für den digitalen Empfang zu gewinnen. Dazu stehen praxiserprobte Hilfsmittel bereit:
- Informations- und Werbematerialien für die Kundenkommunikation
- Textbausteine für Mailings oder Portale
- Vorlagen für Onboarding-Kampagnen
- Tipps aus der Praxis
So steigern Sie Schritt für Schritt den Anteil an digitalen Zustellungen – und damit Ihre Einsparungen und Prozessvorteile.
Starten mit dem digitalen Posteingang
Befolgen Sie diese Anleitung und schon bald können Sie digitale Post erhalten: Zur Anleitung
In Ihrem ePost Account laden wir Sie zuerst ein, Ihre Firma zu verifizieren. Erfassen Sie hierfür im Bereich «Firma» Ihre korrekte Firmenanschrift (die, die auch am Briefkasten steht). Bestätigen Sie die Eingabe und Sie erhalten innert 3-4 Tage per Briefpost einen Authentifizierungscode zugestellt, den Sie hier eingeben, um die Firma final für ePost zu authentifizieren.
Die Vaudoise, LuTax (die Steuerverwaltung Kanton Luzern) und die Fédération des Entreprises Romandes setzen bereits heute schon, auf den digitalen Briefkasten. Und es kommen laufend neue Absender hinzu.
Wer heute schon mehr digitale Post erhalten will, hat die Option, den kostenpflichtigen Scanning Dienst für Geschäftskunden zu abonnieren. Zum Scanning Service
Ja. In der «Benutzerverwaltung» des digitalen Posteingangs können Sie als «Administrator» andere Nutzer erfassen, Zugriffsrechte vergeben, oder Nutzer löschen. Mehr erfahren
Loggen Sie sich mit Ihren Logindaten in die ePost Webservice unter app.epost.ch ein. Dort ersehen Sie Ihren digitalen Posteingang. Sie können nach Briefen suchen und diese von dort aus weiterverarbeiten.
Der Scanning Service
Für Geschäftskunden
Immer mehr Unternehmen und Behörden liefern in den digitalen Posteingang ein. Wenn Sie schon heute den Grossteil Ihrer geschäftlichen Post digital in ePost empfangen möchten, lohnt es sich, den Scanning Dienst zu abonnieren. Die Gründe sind vielseitig: Zeit- und Kostenersparnis, Effizienzsteigerung, von überall Zugriff auf Ihre ePost, Umweltfreundlichkeit um nur einige zu nennen.
Um sicherzustellen, dass Ihr Scanning Service aktiv ist, prüfen Sie bitte Ihr Abonnement im Widget Store.
Im Widget Store sind alle aktivierten Angebote mit «abonniert» gekennzeichnet. Sollte Ihnen diese Übersicht nicht ausreichen, finden Sie eine Auswahl Ihrer aktivierten Widgets unter «meine Widgets».
Hier eine Zusammenstellung der Kosten:
• Die Kosten für das Scanning belaufen sich auf CHF 0.80 pro Brief/ exkl. MwSt.
• die die automatische Weiterleitung von nicht scannbaren Inhalten beläuft sich auf CHF 2.50 pro Brief/exkl. MwSt.
• die Bestellung eines Originalbriefs in Papierform CHF 5.-/ exkl. MwSt. pro Brief (möglich innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 25 Tagen).
Die Kosten werden monatlich verrechnet.
Alle Briefinhalte, die nicht aus Papier, sondern anderen Materialien bestehen, z.B. SIM-Karten, CDs, USB-Sticks, Plastikkarten, Ausweise, Badges etc., können nicht gescannt werden.
Nicht gescannt werden zudem Briefe mit PIN Code, Geld, Tickets, Personalgutscheine, Schecks oder wenn das Format grösser als A3 oder kleiner als A6 ist. Falls der Inhalt einer Sendung nicht gescannt werden kann oder darf (dies sind BU- oder GU-Sendungen), wird diese physisch und kostenpflichtig (Fr. 2.50 pro Brief/exkl. MwSt) an den Empfänger weitergeleitet.
Sendungen mit physischen Gegenständen (wie Pass, Kreditkarte, etc.) werden zu je CHF 2.50 gleichentags mit A-Post an den Empfänger weitergeleitet und treffen 1-2 Tage später am Domizil ein.
SmartSend
Alles rund um SmartSend
Mit «SmartSend» können Sie Briefe oder Rechnungen, die Sie digital erstellt haben, per Mausklick senden. Wir erledigen dann den Rest für Sie: Ihr Brief wird gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. Bequemer geht es kaum. Neu versendet SmartSend über verschiedene Kanäle (ePost, physisch).
Wir verarbeiten PDF-Dokument-Arten in A4-Format, wie z.B. : Offerten, Verträge, Rechnungen mit ESR und Perforierung oder QR-Rechnungen, sowie Lohnabrechnungen.
Nein, noch nicht. Diese Leistung ist in Entwicklung.
Ja, mehrere Benutzer können im Namen einer Firma versenden. SmartSend - Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen aus Datenschutzgründen unwiderruflich gelöscht.
Sicherheit
Sicherheit und Datenschutz
Alle Daten und Dokumente von Ihnen oder Ihren Kunden sind mehrstufig verschlüsselt und werden in der Schweiz gespeichert. Nur Sie können Ihre Post lesen und bearbeiten.
ePost ist dem IT- und Daten-Sicherheitsstandard der Schweizerischen Post verpflichtet.
- die Verifizierung Ihrer Person erfolgt mehrstufig
- die Authentifizierung beim Login erfolgt zweistufig
- Ihre Dokumente sind so verschlüsselt, dass nur Sie diese sehen und lesen können
- auch die Kommunikation im ePost System ist verschlüsselt und prüft eingehende Post auf Viren, was es sicherer macht als über E-Mail zu kommunizieren. Sie können so Briefe bedenkenlos öffnen und bearbeiten.
Diese Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet und sind mehrstufig geschützt. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen unwiderruflich gelöscht.
Noch weitere Fragen?
Wir helfen gerne weiter:
Digitaler Posteingang
Digitale Briefe empfangen, Suchoptionen, Versand anfordern