Für Geschäftskunden

Häufig gestellte Fragen

Hier findest du Antworten auf deine Fragen rundum ePost

Allgemein

Wie unterscheidet sich ePost für Privatpersonen und Geschäftskunden?

Privatpersonen und Geschäftskunden haben unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um ihre Post geht. Daher gibt es zwei getrennte Angebote. ePost für Privatpersonen wurde als mobile App fürs Smartphone konzipiert. ePost für KMU’s ist eine reine Weblösung. Für Geschäftskunden besteht heute noch keine mobile App.

Was kostet die ePost für Geschäftskunden?

Digitale Post von Unternehmen oder Behörden, welche bereits als Absender in ePost integriert sind, ist kostenlos. Darüber hinaus gibt es zwei kostenpflichtige Zusatzservices, den «Scanning Dienst» für Unternehmen und den «Print&Send» Dienst, den du on top abonnieren kannst.

Ist ePost dasselbe Angebot wie E-Post Office?

Nein, ePost ist ein neuer Dienst, der aus der Partnerschaft der Schweizerischen Post mit der KLARA Business AG entstanden ist.
Das ehemalige E-Post Office wurde zum 1. August in Pension geschickt.

Wer steckt hinter ePost?

Die Schweizerische Post und die KLARA Business AG, ein Luzerner Softwareunternehmen, welches seit Oktober 2020 ein Tochterunternehmen der Post ist.

Starten mit dem digitalen Posteingang

Was sind die ersten Schritte, um ePost zu starten?

Befolge diese Anleitung und schon bald kannst du digitale Post erhalten: Zur Anleitung

Wie richte ich mein Firmenprofil und den digitalen Briefkasten ein?

In deinem ePost Account, musst du zunächst eine Firma verifizieren. Erfasse hierfür im Bereich «Firma» deine korrekte Firmenanschrift (die die auch am Briefkasten steht!). Bestätige die Eingabe und du erhältst innert 3-4 Tage per Briefpost einen Authentifizierungscode zugestellt, den du hier eingeben musst, um die Firma final für ePost zu authentifizieren.

Der digitale Posteingang wird anschliessend vorbereitet und zum von dir gesetzten Termin aktiv geschaltet. Der früheste Termin für die Aktivierung ist 3 Wochen nach der Registration deines digitalen Posteingangs. Mehr erfahren

Was passiert, wenn ich meine Adress- oder Profilangaben im Nachhinein ändere?

Aus Sicherheitsgründen wird der digitale Posteingang und der Scanning Dienst pausiert. Eine erneute Verifikation ist deinerseits erforderlich, und kann von dir im Account erneut angefordert werden. Im Anschluss wirst du wieder einen Code per Briefpost erhalten, der bei erfolgreicher Eingabe den Service wieder aktiviert.

Von wem kann ich schon digitale Post kostenlos in ePost empfangen?

Die Vaudoise, LuTax (die Steuerverwaltung Kanton Luzern) und die Fédération des Entreprises Romandes setzen bereits heute schon, auf den digitalen Briefkasten. Und es kommen laufend neue Absender hinzu.

Wer heute schon mehr digitale Post erhalten will, hat die Option den kostenpflichtigen Scanning Dienst für Geschäftskunden zu abonnieren.
Zum Scanning Service

Arbeiten mit dem digitalen Posteingang

Kann ich weitere Nutzer für den digitalen Posteingang aufschalten?

Ja. In der «Benutzerverwaltung» des digitalen Posteingangs, kannst du als «Administator», andere Nutzer erfassen, Zugriffsrechte vergeben, oder Nutzer löschen. Mehr erfahren

Wo finde ich meine digitale Post?

Logge dich mit deinen Logindaten in die ePost Webservice unter app.epost.ch ein. Dort siehst du deinen digitalen Posteingang, kannst nach Briefen suchen und von dort aus weiterverarbeiten. Mehr erfahren

Wie kann ich nach einem Brief suchen?

Im digitalen Posteingang. Klicke auf die Schaltfläche «suchen» und nutze mögliche Filter, wie den Zeitraum oder den Empfangstermin, um die Suche effizienter einzustellen. Mehr erfahren

Kann ich einen Brief bei Bedarf auch in Papierform anfordern?

Ein Brief der digital zugestellt wurde, kann im direkt ePost über das Menü „Versand anfordern“ für CHF 5 nachbestellt werden. Mehr erfahren

Der Scanning Service für Geschäftskunden

Wann macht der «Scanning Dienst» für Geschäftskunden Sinn?

ePost steckt noch in den Kinderschuhen. Die Unternehmen und Behörden, die kostenlos ihre Post in den digitalen Posteingang einliefern ist daher noch klein. Es werden aber laufend mehr. Wenn du schon heute den Grossteil deiner geschäftlichen Post, digital in ePost empfangen möchtest, lohnt es sich den Scanning Dienst zu abonnieren.

Wie sehe ich, ob mein Scanning Service aktiv ist?

Um sicherzustellen, dass dein Scanning Service aktiv ist, prüfe dein Abonnement im Widget Store und deine Umleitung bei der Post.

Im Widget Store sind alle aktivierten Angebote mit «abonniert» gekennzeichnet. Sollte dir diese Übersicht nicht ausreichen, findest du eine Auswahl deiner aktivierten Widgets unter «meine Widgets».

Wie kann ich einen Scan abholen und als «abgeholt» markieren?

Mit «Abgeholt» können Sendungen gekennzeichnet werden, welche bereits heruntergeladen wurden. Hier findest du eine Anleitung der Daten, die keine wiederholte Selektion nötig macht. Zur Anleitung

Was kostet der «Scanning Service» für Unternehmen?

Hier eine Zusammenstellung der Kosten:

• Die Kosten für das Scanning belaufen sich auf CHF 0.80 pro Brief/ exkl. MwSt.

• die die automatische Weiterleitung von nicht scannbaren Inhalten beläuft sich auf CHF 2.50 pro Brief/exkl. MwSt.

• die Bestellung eines Originalbriefs in Papierform CHF 5/ exkl. MwSt. pro Brief (möglich innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 25 Tagen).

Die Kosten werden monatlich verrechnet.

Welche Post wird vom Scanning Dienst nicht gescannt?

Alle Briefinhalte, die nicht aus Papier, sondern anderen Materialien bestehen, z.B. SIM-Karten, CDs, USB-Sticks, Plastikkarten, Ausweise, Badges etc., können nicht gescannt werden.

Nicht gescannt werden zudem Briefe mit PIN Code, Geld, Tickets, Personalgutscheine, Schecks oder wenn das Format grösser als A3 oder kleiner als A6 ist. Falls der Inhalt einer Sendung nicht gescannt werden kann oder darf, wird diese physisch an den Empfänger weitergeleitet.

Was passiert mit Sendungen mit physischen Gegenständen?

Sendungen mit physischen Gegenständen (wie Pass, Kreditkarte, etc.) werden zu je CHF 2.50 spätestens am Folgetag wieder an den Empfänger weitergeleitet

Alles rund um «Print&Send»

Wie funktioniert der «Print&Send»-Service?

Mit dem «Print&Send» kannst du Briefe oder Rechnungen, die du digital erstellt hast, per Mausklick an die Post senden. Sie erledigt dann den Rest für dich: dein Brief wird gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet. Bequemer geht es kaum.

Welche Leistungen beinhaltet «Print&Send»?

Das Widget «ePost - Print&Send» vereint zwei Leistungen rund um das Thema «Briefe versenden», die für unterschiedliche Versandvolumen gedacht sind.

Der Druckertreiber ist ideal für Einzel-Sendungen, die mit MS Office erstellt werden (Word, Serienbriefe, PDF, Excel, PPT).

Die Online Lösung «Doc2Print» ist ideal für Massensendungen im PDF-Format. Z.B. Rechnungen, die durch ein ERP-System generiert werden.

Welche Anforderungen muss mein Dokument erfüllen, damit ich es per «Print&Send» verschicken kann?

Wir verarbeiten Dokument-Arten in A4-Format. - Mit dem Druckertreiber: Alle MS-Office Formate wie Word, Excel, PPT, PDF - Mit Doc2Print: Nur PDF Beispiele für Versände sind: Offerten, Verträge, Rechnungen mit ESR und Perforierung oder QR-Rechnungen, sowie Lohnabrechnungen.

Kann ich das Kuvert individuell bedrucken lassen?

Nein, noch nicht. Diese Leistung ist in Entwicklung.

Was kostet «Print&Send»?

Der Briefversand kostet ab CHF 1.30. Die Preise setzen sich aus den folgenden Elementen zusammen:
- Verarbeitung und Kuvertierung
- Druckkosten
- Versandkosten der Post (z.B. A-Post) Du sparst dir damit auf der anderen Seiten das Couvert, das Papier, den Druck, die Briefmarke und den Weg zur Postfiliale. Unterm Strich ist es nicht nur bequemer sondern auch günstiger. Diese Leistungen werden in der monatlichen Rechnung verrechnet.

Zur Preisübersicht

Jetzt im Widgetstore herunterladen

Können mehrere Personen in meiner Firma ihre Sendungen mit «Print&Send» digital versenden?

Der Druckertreiber kann auf mehreren PC’s installiert werden. Mit einem einzigen Login können mehrere Personen mit dem Druckertreiber und/oder mit Doc2Print versenden. Print&Send Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen unwiderruflich gelöscht.

Sicherheit

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten und Dokumente von dir oder deinen Kunden sind mehrstufig verschlüsselt und werden in der Schweiz gespeichert. Nur du kannst deine Post lesen und bearbeiten, dies gilt auch für KLARA-Mitarbeiter.

Wie sicher ist ePost und der Scanning Service?

ePost ist dem IT- und Daten-Sicherheitsstandard der Schweizerischen Post verpflichtet.

• die Verifizierung deiner Person erfolgt mehrstufig
• die Authentifizierung beim Login erfolgt zweistufig
• deine Dokumente sind so verschlüsselt, dass nur du sie sehen und lesen kannst
• auch die Kommunikation im ePost System ist verschlüsselt und prüft eingehende Post auf Viren, was es sicherer macht als über E-Mail zu kommunizieren. Du kannst so Briefe bedenkenlos öffnen und bearbeiten
• Unser System wird regelmässig durch Penetrationstest auf Schwachstellen geprüft, damit wir unseren Kunden dauerhaft ein sicheres System anbieten können.

Was passiert mit den Daten, die mit «Print&Send» verarbeitet werden?

Diese Daten werden auf Servern in der Schweiz bearbeitet und sind mehrstufig geschützt. Alle Kundendaten werden spätestens 12 Stunden nach dem Druck der Sendungen unwiderruflich gelöscht.

Für ehemalige E-Post Office Kunden

Ich bin Geschäftskunde und habe früher E-Post-Office genutzt. Wo finde ich nun passende Angebote für meine Bedürfnisse?

Alle ePost-Angebote für Geschäftskunden sind neu bei KLARA und können auf der entsprechenden Webseite begutachtet werden.
Auch bei der Post gibt es viele Angebote für Geschäftskunden. Wenn es sich also nicht explizit um ein ePost-Bedürfnis handelt, dann verweisen wir auch gerne auf die Geschäftskundenseite der Post.