- Capitolo 1: Introduzione
- Capitolo 2: Registrazione dell'azienda in ePost
- Capitolo 3: Verifica dell'azienda
- Capitolo 4: Attivazione della casella di posta digitale
- Capitolo 5: Attivazione die ePost Scanning Service
- Capitolo 6: Configurazione di ePost SmartSend
- Capitolo 7: Configurare eBill tramite SmartSend
- Capitolo 8: Come inviare Lettere digitali con SmartSend ePost
- Capitolo 9: Attivazione di ePost eArchive
1° punto: per registrare la tua azienda in ePost, apri il seguente link: https://app.epost.ch/
Se hai già SwissID, puoi accedere a ePost con la tua SwissID e registrare le tue aziende per ePost. In alternativa a SwissID, puoi accedere anche con il tuo account ePost.
2° punto dopo la verifica del tuo indirizzo e-mail, puoi effettuare il login all'indirizzo https://app.epost.ch/, aprire la tua azienda e seguire la procedura di registrazione.
Se la tua azienda non ha un numero IDI, puoi comunque aprire la tua azienda senza numero IDI alla voce «Voglio inserire i miei dati manualmente».
La verifica della tua azienda avviene in base al principio dei livelli di fiducia, in modo da mantenere il segreto postale anche nel mondo digitale.
Puoi ordinare il codice di verifica nell'applicazione ePost come segue (pulsante «Verificare l'indirizzo»):
Il codice vi sarà inviato per posta all'indirizzo aziendale registrato.
Potrebbero essere necessari alcuni giorni prima che il codice arrivi. Si prega di non ordinare un nuovo codice fino ad allora.Il widget «Casella di posta digitale» ti permette di ricevere gli invii digitali da parte di diversi mittenti che collaborano con La Posta e KLARA. Tra questi vi sono casse malati, assicurazioni, banche e autorità. Per ulteriori informazioni, puoi consultare il seguente articolo:
KLARA Support - casella di posta digitale
1° punto: registrazione dell'azienda in ePost
2° punto: verifica dell'azienda
3° punto: attivare il widget «Casella di posta digitale»
4° punto: nelle impostazioni della casella di posta digitale trovi l'attivazione degli invii, che deve essere messa in funzione per ricevere gli invii in formato digitale. Qui puoi anche impostare le notifiche via e-mail per fare in modo che nessun invio ti sfugga.
Il servizio di scansione di ePost ti permette di ricevere la tua posta anche in formato digitale.
1° punto: registrazione dell'azienda in ePost
2° punto: verifica dell'azienda
3° punto: attivazione gratuita del widget «Casella di posta digitale»
4° punto: attivazione del widget «Servizio di scansione»
Dopo 3-4 giorni dovresti ricevere le prime lettere in formato digitale all’indirizzo app.epost.ch.
Se hai già un account aziendale KLARA, puoi anche accedere a KLARA e attivare i widget «Casella di posta digitale» e «Servizio di scansione» tramite il Widget Store.
5° punto: nel menù «Utenti», è possibile aggiungere altri utenti e concedere loro il diritto di leggere e gestire la posta.
Con il widget «ePost SmartSend» puoi inviare lettere e fatture e raggiungere i tuoi clienti destinatari nei canali più popolari ePost-App, eBill e lettera fisica.
La Posta si occupa di tutte le operazioni di elaborazione e consegna degli invii.
1° punto: Registrazione dell'azienda in ePost
2° punto: Verificare l'azienda
Dopo aver effettuato il login, si accede alla pagina di panoramica da cui è possibile accedere direttamente a ePost SmartSend. Se l'indirizzo della vostra azienda non è ancora stato verificato, dovete prima verificare il vostro indirizzo tramite il pulsante «Verifica azienda».
Per verificare l'indirizzo della vostra azienda, vi invieremo una lettera fisica con un codice di attivazione. Il codice potrebbe impiegare alcuni giorni per arrivare a destinazione. Se il vostro indirizzo non è ancora stato verificato, nella vostra pagina di riepilogo vedrete lo stato «Verifica in corso».
Una volta ricevuto il codice per posta, effettuare nuovamente il login a ePost. Cliccate quindi sul pulsante «Verifica in corso» per accedere a ePost SmartSend inserendo il codice di attivazione.
3° punto: Attivare il widget «ePost SmartSend»:
Per utilizzare ePost SmartSend, è necessario attivare una volta il widget corrispondente. A tal fine, fare clic sul pulsante «Attiva SmartSend».
A questo punto sarete reindirizzati al Widget Store e potrete abbonarvi gratuitamente al widget SmartSend di ePost. Non appena il widget è stato attivato, il pulsante «Apri SmartSend» appare nella vostra pagina di riepilogo.
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Ora è possibile accedere a ePost SmartSend in qualsiasi momento tramite questo link.
Ora siete pronti a inviare le prime lettere e fatture tramite ePost SmartSend!
Istruzioni passo dopo passo
Passo 1: Creazione dell’ordine
Accedere a SmartSend tramite browser all’indirizzo smartsend.epost.ch e effettuare il login con la SwissID. Nella panoramica di SmartSend cliccare su «Nuovo ordine» per iniziare.
Suggerimento: per le spedizioni ricorrenti, dopo la prima spedizione per posta, è possibile selezionare un modello esistente sotto «Selezione modelli». In questo modo si trasferiscono direttamente l’indirizzo e la tariffa di un ordine precedente.
Passo 2: Caricamento dei documenti
Caricare il documento principale in formato PDF o ZIP e assegnare un nome all’ordine. Con un caricamento ZIP è possibile elaborare più documenti contemporaneamente. Se si desidera allegare un documento (ad esempio un volantino) alla spedizione, caricarlo separatamente come «Allegato». Gli allegati non richiedono un indirizzo e vengono automaticamente allegati a tutte le spedizioni.
Importante: l’indirizzo completo del destinatario deve essere incluso nel PDF e sempre nella stessa posizione, altrimenti l’ordine non può essere elaborato. SmartSend legge l’indirizzo direttamente dal documento. Per ogni spedizione possono essere elaborati al massimo 1.000 destinatari.
Requisiti di formattazione
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Documenti PDF in formato A4, verticale (210mm x 297mm)
-
Il tipo di carattere utilizzato deve essere incorporato, altrimenti SmartSend lo sostituirà con un tipo di carattere standard
- Margini puliti
Per ulteriori specifiche consultare le linee guida di formattazione di SmartSend.
Passo 3: Descrizione del documento
Per consentire a SmartSend di riconoscere correttamente gli indirizzi, rispondere a queste domande sul documento:
Passo 4: Posizione dell’indirizzo
SmartSend mostra un’anteprima del documento. Selezionare se l’indirizzo è allineato a sinistra o a destra. Se l’indirizzo non si trova in una delle due posizioni standard, è possibile spostare manualmente l’area evidenziata.
Importante: se si utilizza una posizione dell’indirizzo personalizzata, SmartSend aggiunge automaticamente una pagina di copertina con l’indirizzo. Questa pagina aggiuntiva comporta costi aggiuntivi per le spedizioni fisiche (1 foglio di carta in più).
eBill (opuionale): se si inviano fatture tramite eBill, indicare in questa sezione la posizione dell’indirizzo e-mail o dell’ID eBill sul documento. Per la spedizione eBill è necessario un onboarding una tantum. Per maggiori informazioni consultare epost.ch/it-ch/clienti-aziendali/ebill.
Passo 5: Scegliere la strategia di consegna
La strategia di consegna determina come vengono consegnate le sue spedizioni e quali ricevute vengono fornite. Scegliere una delle tre opzioni per la consegna digitale:
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Standard – Conferma di consegna: la spedizione viene consegnata digitalmente e la consegna viene confermata.
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Plus – Conferma di consegna e prova di lettura: la spedizione viene consegnata digitalmente come Posta A Plus. Oltre alla conferma di consegna, riceverà una conferma non appena il destinatario ha aperto il documento oppure una conferma di mancata apertura dopo 7 giorni.
-
Raccomandata: l’equivalente digitale della raccomandata tradizionale. Il destinatario deve accettare o rifiutare la spedizione, con identificazione personale.
Tutte le opzioni sono documentate con un timbro qualificato e un sigillo secondo la certificazione ZertES, oltre alla conferma di consegna. Per maggiori informazioni sulle prove digitali, cliccare qui.
Passo 6: Scegliere l'opzione di fallback fisica
Se la consegna digitale non è possibile, SmartSend invia automaticamente la spedizione per posta. Scegliere il tipo di consegna fisica:
Standard
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Posta A – consegna il giorno lavorativo successivo
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Posta B – consegna entro 3 giorni lavorativi
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Posta B invio di massa – per spedizioni con 350 destinatari o più
Plus
-
Posta A Plus – per spedizioni urgenti con tracciamento
Raccomandata (Registered)
-
Raccomandata – con ricevuta di ritorno (disponibile anche come consegna digitale dal giugno 2026)
Scegliere anche se stampare fronte-retro (duplex) o fronte unico (simplex). Non è necessario fare altro.
Passaggio 7: verifica automatica degli indirizzi
Cliccare su «Invia». SmartSend invia l’ordine e verifica automaticamente gli indirizzi dei destinatari.
Ecco come funziona la consegna digitale automatica
SmartSend verifica automaticamente il canale di comunicazione disponibile per ciascun destinatario e sceglie il metodo di consegna ottimale in questo ordine:
- ePost – Il destinatario utilizza ePost: il documento viene consegnato digitalmente direttamente nella cassetta delle lettere ePost.
- eBill – Nessun ePost, ma un conto eBill o un indirizzo e-mail: il documento viene consegnato direttamente nel conto bancario online (se eBill è attivato).
- SecureMail – Nessun ePost, nessuna eBill, ma un indirizzo e-mail: il destinatario riceve un link al documento protetto via e-mail.
- Consegna fisica – Nessun canale digitale disponibile: il documento viene consegnato fisicamente per posta.
Passaggio 8: completare l’ordine
Aprire l’ordine elaborato nella panoramica di SmartSend. Si visualizza un elenco di tutti i destinatari identificati, con il risultato della verifica dell’indirizzo, il canale di consegna assegnato e il numero di pagine. Controlli che la lista sia completa. Se necessario, è possibile eliminare singoli destinatari. Clicchi su «Conferma e invia» per autorizzare l’invio.
Se non autorizza l’invio immediatamente, ePost lo ricorda automaticamente dopo un giorno tramite e-mail.
Suggerimento: se l’ordine non viene visualizzato immediatamente nella panoramica SmartSend, aggiorni la pagina nel browser.
Passo 9: Monitoraggio
Per un monitoraggio dettagliato delle spedizioni, clicchi su «Monitoraggio» nella navigazione o su client.epost.ch/it/monitoring. Qui può visualizzare lo stato di ogni singola spedizione, il canale di consegna utilizzato e i costi sostenuti.
Nota: se non autorizza l’invio immediatamente, ePost lo ricorda automaticamente dopo un giorno tramite e-mail.
4° punto: la funzione di upload ti permette di caricare nell'eArchive anche documenti archiviati localmente, oltre alla posta digitale.
