- Kapitel 1: Einführung
- Kapitel 2: Unternehmen für ePost registrieren
- Kapitel 3: Adresse verifizieren
- Kapitel 4: Digitaler Briefkasten aktivieren
- Kapitel 5: ePost Scanning Service aktivieren
- Kapitel 6: ePost SmartSend aktivieren
- Kapitel 7: eBill via SmartSend einrichten
- Kapitel 8: So versenden Sie digitale Briefe mit ePost SmartSend
- Kapitel 9: ePost eArchiv aktivieren
Schritt 1: Um Ihr Unternehmen für ePost zu registrieren, öffnen Sie folgenden Link: https://app.epost.ch/
Wenn Sie bereits eine SwissID haben, können Sie sich in ePost mit Ihrer SwissID anmelden und Ihre Unternehmen für ePost registrieren. Alternativ zur SwissID können Sie sich auch mit Ihrem ePost-Account anmelden.
Schritt 2: Im Anschluss der Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse können Sie sich unter https://app.epost.ch/ anmelden, Ihre Firma eröffnen und die Registrierungsschritte befolgen.
Sollte Ihre Firma keine UID-Nummer besitzen, können Sie unter «Ich möchte meine Daten manuell eingeben» Ihre Firma auch ohne UID-Nummer eröffnen.
Die Verifizierung Ihres Unternehmens erfolgt in Level-of-Trust-Stufen, damit das Postgeheimnis auch in der digitalen Welt gewahrt wird.
Den Verifizierungscode können Sie in der Applikation ePost wie folgt bestellen (Button «Verifiziere deine Adresse»):
Der Code wird Ihnen per Briefpost an die registrierte Firmenadresse zugestellt.
Es kann einige Tage dauern, bis der Code bei Ihnen eintrifft. Bitte bestellen Sie so lange keinen neuen Code.
Mit dem Widget «Digitaler Briefkasten» können Sie die digitale Sendungen von verschiedenen Absendern empfangen, die mit der Post und ePost Service AG zusammenarbeiten. Dazu gehören Krankenkassen, Versicherungen, Banken und Behörden.
Schritt 1: Unternehmen für ePost registrieren
Schritt 2: Adresse verifizieren
Schritt 3: Widget «Digitaler Briefkasten» aktivieren:
Schritt 4: In den Einstellungen vom Digitalen Briefkasten finden Sie die «Senderaktivierung», die für den Empfang von digitalen Sendungen aktiviert sein muss. Sie können sich dort auch gleich eine Benachrichtigung per E-Mail einrichten, damit Sie keine Sendung verpassen.
Mit dem ScanningService von ePost haben Sie die Möglichkeit, auch Ihre Briefpost digital zu erhalten.
Schritt 1: Firma in ePost registrieren
Schritt 2: Firma verifizieren
Schritt 3: Widget «Digitaler Briefkasten» kostenlos aktivieren
Schritt 4: Widget «ScanningService» aktivieren:
Nach 3-4 Arbeitstagen sollten Sie Ihre ersten digitalen Briefe unter app.epost.ch erhalten.
Falls Sie bereits einen ePost-Geschäftsaccount haben, können Sie sich auch via ePost anmelden und über den Widgetstore die Widgets «Digitaler Briefkasten» und «Scanning Service» aktivieren.
Schritt 5: Unter dem Menü «Benutzer» haben Sie die Möglichkeit, weitere User hinzuzufügen und diesen die Berechtigung zu erteilen, Post zu lesen und zu verwalten.
Mit dem Widget «ePost SmartSend» können Sie Briefe und Rechnungen versenden, und ihre Empfängerkunden in den beliebtesten Kanälen ePost-App, eBill und physischer Brief erreichen. Die Post übernimmt die gesamte Verarbeitung und Auslieferung Ihrer Sendungen.
Schritt 1: Firma in ePost registrieren
Schritt 2: Firma verifizieren
Nach erfolgreichem Login gelangen Sie auf die Übersichtsseite, von wo aus Sie direkt auf ePost SmartSend zugreifen können. Sollte Ihre Unternehmensadresse noch nicht verifiziert sein, müssen Sie über den Button «Firma verifizieren» erst die Verifizierung Ihrer Adresse vornehmen.
Für die Verifizierung Ihrer Unternehmensadresse senden wir Ihnen einen physischen Brief mit einem Aktivierungscode. Bitte beachten Sie, dass es einige Tage dauern kann, bis der Code bei Ihnen eintrifft. Solange Ihre Adresse noch nicht verifiziert ist, sehen Sie auf Ihrer Übersichtsseite den Status «Überprüfung ausstehend».
Sobald Sie den Code per Post erhalten haben, melden Sie sich erneut bei ePost an. Klicken Sie anschliessend auf den Button "Überprüfung ausstehend" um durch Eingabe des Aktivierungscodes Zugriff auf ePost SmartSend zu erhalten.
Schritt 3: Widget «ePost SmartSend» aktivieren:
Damit Sie ePost SmartSend nutzen können, müssen Sie das entsprechende Widget einmalig aktivieren. Klicken Sie hierfür auf den Button «SmartSend aktivieren».
Sie werden nun in den Widget-Store weitergeleitet und können das Widget ePost SmartSend kostenlos abonnieren. Sobald das Widget aktiviert wurde, erscheint auf Ihrer Übersichtsseite der Button «SmartSend öffnen».
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Über diesen Link oder via https://client.epost.ch/ können Sie nun jederzeit auf ePost SmartSend zugreifen.
Nun sind Sie bereit für den Versand Ihrer ersten Briefe und Rechnungen via ePost SmartSend!
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie SmartSend im Browser unter smartsend.epost.ch und loggen Sie sich mit Ihrer SwissID ein. In der SmartSend-Übersicht klicken Sie auf «Neuer Auftrag», um zu starten.
Tipp: Für wiederkehrende Versände können Sie nach Ihrem ersten Briefversand unter «Auswahl Vorlagen» eine bestehende Vorlage auswählen. So übernehmen Sie Adressposition und Frankatur aus einem früheren Auftrag direkt.
Schritt 2: Dokumente hochladen
Laden Sie Ihr Hauptdokument als PDF oder ZIP hoch und geben Sie dem Auftrag einen Namen. Mit einem ZIP-Upload verarbeiten Sie mehrere Dokumente auf einmal. Falls Sie Ihren Sendungen eine Beilage mitgeben möchten (z.B. ein Flyer), laden Sie diese separat als «Beilage» hoch. Beilagen benötigen keine Adresse und werden automatisch jeder Sendung beigelegt.
Wichtig: Die vollständige Empfängeradresse muss im PDF enthalten sein und immer an der gleichen Position stehen, sonst kann der Auftrag nicht ausgeführt werden. SmartSend liest die Adresse direkt aus Ihrem Dokument aus. Es können max. 1000 Empfänger pro Sendung verarbeitet werden.
Formatierungsvorgabe
- PDF-Dokumente im A4-Format, hoch (210mm x 297mm)
- Die verwendete Schriftart muss eingebettet sein, ansonsten ersetzt SmartSend diese mit einer Standardschriftart
- Sauber formatierte Seitenränder
Weitere Spezifikationen finden Sie in den SmartSend Formatierungsvorgaben.
Schritt 3: Dokument beschreiben
Damit SmartSend die Adressen korrekt erkennt, beantworten Sie einige Fragen zu Ihrem Dokument:
Schritt 4: Adressposition bestimmen
SmartSend zeigt eine Vorschau Ihres Dokuments. Wählen Sie, ob die Adresse links oder rechtsbündig positioniert ist. Liegt die Adresse nicht an ein der beiden Standardpositionen, können Sie die markierte Fläche manuell verschieben.
Wichtig: Bei einer benutzerdefinierten Adressposition fügt SmartSend automatisch ein Adress-Deckblatt bei. Dieses Extrablatt verursacht bei physischen Sendungen zusätzliche Kosten (1 Blatt Papier mehr).
eBill (optional): Falls Sie Rechnungen via eBill versenden, geben Sie an dieser Stelle die Position der E-Mail-Adresse oder eBill-ID auf Ihrem Dokument an. Für den eBill-Versand ist ein einmaliges Onboarding erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter epost.ch/de-ch/geschaeftskunden/ebill.
Schritt 5: Digitale Zustellstrategie wählen
Die Zustellstrategie legt fest, wie Ihre Sendungen zugestellt werden und welche Nachweise Sie erhalten. Wählen Sie eine der drei Optionen für die digitale Zustellung:
- Standard – Zustellbestätigung: Die Sendung wird digital zugestellt und die Zustellung bestätigt.
- Plus – Zustellbestätigung und Abrufnachweis: Die Sendung wird digital als A-Post Plus zugestellt. Zusätzlich zur Zustellbestätigung erhalten Sie eine Bestätigung, sobald der Empfänger das Dokument geöffnet hat — oder eine Nichtabrufbestätigung nach 7 Tagen.
- Einschreiben: Das digitale Äquivalent zum klassischen Einschreiben. Der Empfänger muss die Sendung aktiv annehmen oder ablehnen, inklusive Personenidentifizierung.
Alle Optionen werden neben der Zustellbestätigung mit qualifiziertem Zeitstempel und Siegel nach ZertES dokumentiert. Hier finden Sie mehr Informationen zu den digitalen Nachweisen.
Schritt 6: Physische Zustellstrategie wählen
Falls eine digitale Zustellung nicht möglich ist, verschickt SmartSend Ihre Sendung automatisch physisch. Wählen Sie, wie diese Sendungen zugestellt werden sollen:
Standard
-
A-Post: Zustellung am nächsten Werktag
-
B-Post: Zustellung innerhalb von 3 Werktagen
-
B-Post Massensendung: für Versände ab 350 Empfänger
Plus
-
A-Post Plus: für termingebundene Sendungen mit Sendungsverfolgung
Einschreiben (Registered)
-
Einschreiben: mit Empfangsbestätigung (seit Juni 2026 auch als digitale Zustellung möglich)
Wählen Sie zudem zwischen einseitigem (Simplex) und doppelseitigem (Duplex) Druck. Mehr ist nicht notwendig.
Schritt 7: Automatische Adressprüfung
Klicken Sie auf «Abschicken». SmartSend übermittelt Ihren Auftrag und prüft im Hintergrund automatisch die Empfängeradressen.
So funktioniert die automatische Zustellung
SmartSend prüft automatisch, über welchen Kanal ein Empfänger erreichbar ist, und wählt die optimale Zustellart in folgender Reihenfolge:
- ePost — Der Empfänger nutzt ePost: Das Dokument wird digital direkt in sein ePost-Postfach Briefkasten zugestellt.
- eBill — Kein ePost, aber eine Rechnung mit eBill-ID oder E-Mail-Adresse: Zustellung direkt ins E-Banking (sofern eBill aktiviert).
- SecureMail — Kein ePost, keine eBill, aber E-Mail-Adresse vorhanden: Der Empfänger erhält einen Link zum gesicherten Dokument per E-Mail.
- Physische Zustellung — Kein digitaler Kanal verfügbar: Das Dokument wird physisch per Post zugestellt.
Schritt 8: Auftrag abschliessen
Öffnen Sie den verarbeiteten Auftrag in der SmartSend-Übersicht. Sie sehen eine Liste aller erkannten Empfänger mit Adressprüfungsergebnis, zugewiesenem Zustellkanal und Seitenanzahl. Prüfen Sie die Liste auf Vollständigkeit. Einzelne Empfänger können bei Bedarf entfernt werden. Klicken Sie auf «Bestätigen & Versenden», um den Versand freizugeben.
Falls Sie den Auftrag nicht sofort freigeben, erinnert Sie ePost nach einem Tag automatisch per E-Mail daran.
Tipp: Wird der Auftrag in der SmartSend-Übersicht nicht sofort angezeigt, aktualisieren Sie die Seite im Browser.
Schritt 9: Monitoring
Für eine detaillierte Sendungsverfolgung wechseln Sie ins ePost Monitoring via Seitennavigation oder unter client.epost.ch/de/monitoring. Dort sehen Sie den Status jeder einzelnen Sendung, den genutzten Zustellkanal sowie die anfallenden Kosten.
Hinweis: Falls Sie den Auftrag nicht sofort freigeben, erinnert Sie ePost nach einem Tag automatisch per E-Mail daran.
Schritt 4: Mit der Upload-Funktion können Sie nebst der digitalen Post auch lokal gespeicherte Dokumente in Ihr eArchiv hochladen.
