Pflicht erfüllt, Potenzial genutzt: Die QR-Rechnung als Chance für KMU
Die QR-Rechnung ist für Schweizer Unternehmen zwar Pflicht, bietet aber weit mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe. Mit der richtigen digitalen Lösung können KMU Zeit sparen, Fehler vermeiden und den Cashflow nachhaltig verbessern.
Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 für Schweizer Unternehmen obligatorisch. Doch statt diese Neuerung als reine Vorschrift zu betrachten, lohnt sich ein Blick auf die Chancen, die sich daraus für Ihr KMU ergeben. Die QR-Rechnung kann weit mehr als nur den gesetzlichen Rahmen erfüllen. Die Integration in bestehende Abläufe eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, um Rechnungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.
Warum die QR-Rechnung mehr als nur ein Muss ist
Die Potenziale der QR-Rechnung werden oft nicht ausgeschöpft. Sie ist der Türöffner für eine umfassende Digitalisierung Ihrer Finanzprozesse – von der Rechnungserstellung über den Versand bis hin zur Buchhaltung und dem Mahnwesen. Ein Praxisbeispiel liefert die Heineken Switzerland AG, die ihren Rechnungsversand mit ePost optimiert hat.
Vorteile der QR-Rechnung für KMU auf einen Blick
- Zeitersparnis: Durch die standardisierten Daten im QR-Code können Rechnungen automatisiert und dadurch schneller verarbeitet werden. Das reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich.
- Fehlerreduktion: Die automatische Übernahme der Zahlungsdaten minimiert Tippfehler und Rückfragen.
- Schnellere Zahlungen: Ihre Kund:innen können Rechnungen mit einem Scan begleichen – das beschleunigt den Zahlungsprozess und verbessert Ihren Cashflow.
- Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto und manuelle Nachbearbeitung – digitale Rechnungen senken die Betriebskosten.
- Nachhaltigkeit: Der Umstieg auf digitale Rechnungen unterstützt nachhaltiges Wirtschaften und reduziert den Papierverbrauch.
- Besseres Monitoring: Digitale Rechnungsprozesse ermöglichen eine einfachere Auswertung und Kontrolle Ihrer offenen Posten.
- Revisionssicherheit: Digitale Archivierung erleichtert die Nachverfolgung und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Praxis-Tipp: So holen Sie das Maximum aus der QR-Rechnung heraus
- Digitale Lösungen nutzen: Nutzen Sie die Schnittstellen Ihrer Software, um Rechnungen direkt digital zu erstellen und diese zum Beispiel über die ePost-Online-Versandlösung zu versenden.
- Automatisierte Workflows einrichten: Verbinden Sie Ihre Buchhaltung-Software mit dem Rechnungsprozess. So werden Zahlungseingänge automatisch abgeglichen und offene Posten schneller erkannt.
- Schulen Sie Ihr Team: Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Prozessen vertraut, um die Effizienzgewinne voll auszuschöpfen.
- Nutzen Sie die Daten für Ihr Reporting: Mit digitalisierten Rechnungen stehen Ihnen aktuelle Zahlen für die Liquiditätsplanung und das Controlling zur Verfügung.
Das bringt die QR-Rechnung Ihrem KMU
- Automatisierte Zahlungsabwicklung
- Verbesserte Liquiditätsplanung
- Reduzierte Fehlerquote
- Einfache Integration in bestehende Systeme
- Umweltfreundlich durch weniger Papierverbrauch
Häufige Fragen aus der Praxis
| Frage | Antwort |
| Muss ich weiterhin Papierrechnungen verschicken? | Nein, digitale Rechnungen mit QR-Code sind ausreichend, sofern der Empfänger diese akzeptiert. |
| Wie sicher ist die QR-Rechnung? | Die QR-Rechnung entspricht den aktuellen Sicherheitsstandards und schützt vor Manipulation. |
| Kann ich QR-Rechnungen automatisiert verarbeiten? | Ja, moderne Buchhaltungssoftware unterstützt die automatische Verarbeitung und Zuordnung. |
Fazit: Nutzen Sie die QR-Rechnung als Wettbewerbsvorteil
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