Ohne IT-Projekt digital versenden mit ePost SmartSend

Digital zustellen klingt nach einem grossen IT-Projekt? Mit ePost SmartSend nicht. Sie versenden Briefe und Rechnungen direkt im Browser – ohne Software-Installation, ohne Schnittstelle, ohne Vorwissen. SmartSend prüft jede Adresse, wählt automatisch den günstigsten Kanal und stellt digital oder physisch zu. So gelingt der Einstieg Schritt für Schritt.

Was ist ePost SmartSend

ePost SmartSend ist die Online-Versandlösung für Ihre tägliche Geschäftspost. Sie laden Ihre fertigen PDF hoch, SmartSend prüft die Adressen, wählt den optimalen Zustellkanal und Sie verfolgen den Status in Echtzeit. Den Zugang finden Sie direkt unter client.epost.ch.

Drei Kanäle stehen zur Verfügung: die digitale Zustellung in die Post-App, der Versand via eBill (ePost ist Netzwerkpartner von SIX) oder der physische Brief. Welcher Kanal genutzt wird, entscheidet sich automatisch – nach dem Prinzip «Digital First».

Bevor Sie starten: die einmalige Registrierung

Ihre Daten sind an zwei Punkten verwundbar – und an beiden muss Verschlüsselung greifen:

Zum Start registrieren Sie Ihre Firma einmalig auf epost.ch mit E-Mail-Adresse und Passwort und erfassen Ihre Firmenangaben. Aus Sicherheitsgründen verifiziert ePost Ihre Firmenadresse mit einem Code, der per Post zugestellt wird – das dauert in der Regel ein bis drei Tage. Danach versenden Sie ohne weiteres Projekt, und jede Sendung ist in wenigen Minuten aufgegeben.

In fünf Schritten zum Versand

1. Auftrag erstellen: Sie legen einen neuen Auftrag an und benennen ihn. Pro Auftrag versenden Sie bis zu 1’000 Sendungen; mehrere Aufträge pro Tag sind möglich.
2. Dokumente hochladen. Per Drag & Drop laden Sie einzelne PDF mit je einer Empfängeradresse oder ein Master-PDF aus dem ERP mit mehreren Empfängern hoch. Eine optionale Beilage (PDF) wird automatisch jeder Sendung beigelegt.
3. Adresse positionieren. In der Vorschau legen Sie das Adressfeld links oder rechts fest. Die Empfängeradresse muss in der grünen Zone liegen, damit sie im Kuvertfenster sichtbar ist. Passt sie nicht, verschieben Sie die Zone – SmartSend erstellt dann automatisch ein Deckblatt.
4. Zustellstrategie wählen. Standard (physisch als A-Post, B-Post oder B-Post-Massensendung ab 350 Sendungen), A-Post Plus mit Track & Trace oder Einschreiben mit Unterschrift. Zusätzlich wählen Sie ein- oder doppelseitig; gedruckt wird farbig, ohne Zusatzkosten. Die Spezifikationen speichern Sie als Vorlage.
5. Prüfen und freigeben. In der Empfängerübersicht sehen Sie pro Sendung den Kanal (digital oder physisch) und das Ergebnis der Adressprüfung gegen die Post-Datenbank. Einzelne Sendungen lassen sich vor dem Versand löschen. Mit «Bestätigen und versenden» geht der Auftrag in Zustellung.

Hinweis: Unabhängig von der gewählten Strategie prüft SmartSend zuerst die digitale Erreichbarkeit. Die Zustellstrategie bestimmt den physischen Weg, falls digital nicht möglich ist.

Alles im Blick: das Monitoring

Im Monitoring verfolgen Sie jede Sendung, nach Zeitraum filterbar. Sie sehen den Status – zugestellt, in Bearbeitung oder unzustellbar inklusive Grund – und bei A-Post Plus und Einschreiben die Tracking-Nummer, mit der Sie die Sendung bis zur Zustellung verfolgen und die Zustellbestätigung herunterladen. Die Übersicht exportieren Sie bei Bedarf als Excel-Datei.

Gut zu wissen: Unzustellbare Sendungen werden nicht physisch retourniert, sondern von der Post vernichtet. Den Grund sehen Sie im Monitoring.

Was SmartSend im Hintergrund für Sie erledigt

• Adressprüfung und automatische Wahl des günstigsten Kanals – digital, eBill oder physisch
• Bei physischer Zustellung: Druck (farbig), Kuvertierung und Frankierung übernimmt ePost
• Verschlüsselte Übertragung, Siegel und Zeitstempel; Datenhaltung in der Schweiz – die Original-PDF werden nach der Produktion gelöscht
• Digitaler Nachweis statt manuellem Aufwand in der Poststelle

Mehrere Benutzer – auch fürs Homeoffice

Pro Firma legen Sie mehrere Benutzer an, die in Ihrem Namen versenden. Die Rolle «Administrator» darf Benutzer hinzufügen und löschen; die Rolle «Smart» kann Sendungen hochladen, versenden und das Monitoring einsehen. So arbeiten auch Mitarbeitende im Homeoffice problemlos mit.
Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Geschäftsalltag mit ePost effizient und sicher optimieren.

Für wen sich SmartSend besonders eignet

SmartSend ist der einfachste Einstieg in die digitale Zustellung – ideal für Gemeinden und Verwaltungsstellen, die ohne grosses Projekt starten möchten. Erfahren Sie hier mehr  zu möglichen Schnittstellen und technische Anbindungen in der Praxis.
Wiederkehrende Versände wie Rechnungen oder Lohnabrechnungen laufen über gespeicherte Vorlagen besonders schnell. Auch der Versand ins Ausland ist möglich: Dort erfolgt die Zustellung physisch, das Bestimmungsland erkennt das System automatisch.

Kosten: SmartSend rechnet rein transaktionsbasiert ab – Sie zahlen nur pro Versand, ohne Grundgebühr. Eine digitale Zustellung kostet 40 Rappen (Stand 2026); bei physischen Sendungen kommen Druck- und Portokosten dazu. Digital ist also deutlich günstiger. Hier Kosten berechnen.

Und wenn das Volumen wächst?

Sobald Sie direkt aus Ihren Fachsystemen versenden möchten – etwa Lohnabrechnungen aus dem HR- oder Gebührenrechnungen aus dem ERP-System – wechseln Sie auf ePost oneAPI. Die Anbindung ist der optionale zweite Schritt, modular und skalierbar. Sie starten mit SmartSend und wachsen in Ihrem Tempo.

Fazit

Der digitale Versand ist keine Frage der IT, sondern weniger Klicks. Mit ePost SmartSend versenden Behörden Briefe und Rechnungen direkt im Browser, sparen Porto und Aufwand – und behalten den Nachweis im Monitoring lückenlos im Blick.

Wollen Sie wissen, wie wir SmartSend bereits in andere Unternehmen integriert haben? Dann lesen Sie diesen Artikel: Wie KMU ihre Geschäftspost digital empfangen und jederzeit im Blick behalten

Möchten Sie wissen, wie sich das in Ihrem Unternehmen umsetzen lässt?