Cas d’usage: comment passer de la paperasserie à l’efficacité numérique grâce à ePost

Heineken Switzerland AG a optimisé l’envoi des factures avec ePost. De cette façon, non seulement la comptabilité gagne un temps précieux, mais en outre, l’efficacité s’en trouve accrue. Par ailleurs, grâce à l’envoi automatisé, les factures arrivent chez les destinataires plus rapidement et au format souhaité. 

La société Heineken Switzerland AG se trouve face à des défis croissants: chaque mois, l’entreprise doit envoyer des milliers de factures à des entreprises de restauration suisses. Avec un assortiment de plus de 5000 boissons, la filiale Stardrinks AG occupe une place importante dans le secteur et, à côté de Heineken, Eichhof, Calanda ou Ittinger font partie des marques leader sur le marché. Or, le stockage de papier à lettres et l’utilisation d’une vieille machine de mise sous pli généraient des pertes d’efficacité dans l’envoi des factures. 

Maria de Lurdes da Costa Santos, comptable débiteurs chez Heineken, décrit un autre problème: «La machine d’emballage subissait des pannes régulières qui nécessitaient l’intervention d’un technicien. Ceci ralentissait considérablement l’envoi de nos factures mensuelles.» Il fallait trouver une solution. 

Externalisation avec ePost 

La décision d’externaliser ce processus s’est faite au profit d’ePost, un spécialiste dans les services postaux numériques. «Nous proposons à notre clientèle un processus entièrement automatisé», explique Silvestre Michoud, Senior Solutions Designer chez ePost. Les factures sont envoyées au format PDF et le logiciel reconnaît le canal d’expédition favori des destinataires: que ce soit par voie numérique via e-mail ou en version papier, ePost veille à ce que les factures soient acheminées selon les vœux. «De nombreuses entreprises de restauration souhaitent encore recevoir les factures au format papier pour avoir un meilleur contrôle», explique Maria de Lurdes da Costa Santos. 

Avantages d’ePost pour la clientèle commerciale

• Envoi automatisé: papier ou numérique, c’est selon les souhaits de la clientèle
• Une gestion optimisée des adresses: retards évités pour cause d’adresses erronées
• Gain de temps: plus d’attention accordée aux client·e·s et à d’autres tâches importantes
• Efficacité améliorée: réduction des besoins de stockage et maniement simplifié
• Assistance fiable: aide rapide et conviviale en cas de problèmes

Amélioration de l’efficacité et gain de temps 

Grâce à la collaboration avec ePost, Heineken a non seulement optimisé l’envoi des factures, mais a aussi fait avancer le processus de numérisation au sein de l’entreprise. «Autrefois, les adresses mal rédigées sur les factures papier généraient une grande perte de temps et de fastidieuses recherches par la suite», explique Maria de Lurdes da Costa Santos. Aujourd’hui, le logiciel ePost identifie et signale les adresses incomplètes ou inconnues avant même l’envoi: «Pour nous, c’est génial. Désormais, nos données d’adresse sont à jour en permanence.» 

Le gain de temps engendré par cette optimisation est utilisé à bon escient. «Nous disposons à présent de beaucoup plus de temps pour nous occuper des demandes de correction ou du rapprochement bancaire. Même la gestion des relances s’est simplifiée, car nous avons plus de temps à y consacrer», souligne-t-elle.  

En conclusion: une mise à niveau facile 

Pour les clients commerciaux souhaitant optimiser leurs propres processus d’expédition, la solution d’ePost constitue une option très intéressante. Dans cet article, nous avons regroupé toutes les autres fonctions offertes par ePost pour gérer le quotidien de votre entreprise. Grâce à son partenariat avec ePost, Heineken Switzerland a non seulement amélioré le processus complet d’envoi des factures, mais a également pu gagner de la place dans ses locaux. Informez-vous ici pour savoir comment ePost peut aussi optimiser les processus d’envoi propres à votre entreprise. 

Info: cet article a précédemment été publié sous une autre forme dans KMU_Today.