eArchive: Comment numériser l’armoire à dossiers de votre entreprise

Vos bureaux ou votre cave sont-ils encombrés d’armoires à dossiers qui débordent et que vous devez conserver pour respecter la durée légale de conservation de dix ans?

Nous avons LA solution pour vous: l’eArchive de ePost. En effet, conformément aux prescriptions de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), il est possible depuis environ un an d’archiver vos documents également sous forme électronique – à condition que les archives numériques remplissent toutes les exigences légales. Grâce à notre eArchive, vous pouvez enfin dire au revoir aux armoires à dossiers surchargées: Car c’est ici que vos livres de comptes, factures, justificatifs et autres documents importants sont archivés en mode numérique conformément à la législation en vigueur et aux normes de révision.

Qu’est-ce qu’une archive numérique?

Une archive numérique fonctionne de manière similaire à une solution cloud. Elle permet de stocker des documents sous forme électronique, indépendamment du fait qu’il s’agit de documents numériques, comme des e-mails ou des factures QR, ou de documents physiques qui sont scannés. La différence essentielle entre les deux solutions de stockage réside dans le fait que les archives doivent répondre à des exigences strictes conformément à l’article 9 de l’Olico afin de garantir l’infalsifiabilité des documents. Notre eArchive répond à toutes les exigences mentionnées dans cet article, et ePost garantit qu’un document original est réellement conservé dans sa forme originale. Toute modification est enregistrée sous forme de nouveau fichier grâce à un système d’horodatage et à la journalisation de toutes les opérations. Cela garantit un archivage conforme à la législation et aux normes de révision de vos factures, justificatifs et autres documents professionnels.

Seuls les comptes annuels, composés du bilan, du compte de résultat et de l’annexe, doivent être conservés sous forme physique écrite et signée, en plus de la forme numérique.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique pour vous?

De nombreuses entreprises hésitent à numériser leurs archives par crainte de coûts élevés et d’un effort trop important. Pourtant, la conversion est étonnamment simple et peu coûteuse. Mais avant tout, les archives numériques rendent les processus de travail plus sûrs et plus efficaces:

• Archivage conforme à la législation et aux normes de révision: la comptabilité électronique répond à toutes les exigences légales.
• Sécurité: vos données archivées numériquement sont en sécurité même en cas de dégâts des eaux ou d’incendie au bureau. Elles sont également protégées contre le piratage et vous pouvez attribuer des droits d’accès individuels.
• Gain de place: l’archive numérique remplace l’armoire à dossiers encombrante de votre bureau.
• Gain de temps: au lieu de feuilleter péniblement les classeurs, vous pouvez retrouver vos données en quelques secondes grâce à une simple recherche plein texte et la possibilité d’ajouter des tags aux documents et de les ranger dans une structure de dossiers.
• Indépendance du lieu: vous pouvez accéder à vos documents de n’importe où et à tout moment.
• Economies de coûts: l’impression de documents et la location d’espaces de stockage pour les armoires à dossiers sont coûteuses. L’archivage numérique rend ces deux éléments superflus.
• Actualité: les versions des documents sont toujours à jour.
• Travail efficace: les documents importants sont rapidement à portée de main, tout comme les justificatifs nécessaires à la clôture de vos comptes annuels.
• Respect de l’environnement: en évitant les montagnes de papier, vous contribuez à la protection de l’environnement.

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Ces informations proviennent de ePost Service SA.