Haben Sie genug von einem überfüllten Briefkasten? Dann haben wir die perfekte Lösung für das neue Jahr: den ePost ScanningService.
Sie wünschen sich weniger Papierkram im neuen Jahr? Mit dem ScanningService von ePost können Sie Ihre Post bequem elektronisch empfangen und so Ihren Vorsatz, endlich das Papierchaos zu reduzieren, umsetzen. Bereits rund 5000 Privatpersonen und 1500 Geschäftskunden, darunter auch Gemeinden und Verwaltungen, nutzen die Post-App. Aber wie wird eigentlich ein klassischer Brief im Couvert zum digitalen Dokument? Und wie bleibt das Briefgeheimnis gewahrt? Die Antworten erhalten Sie in diesem Artikel.
Der Weg vom Papier zum digitalen Dokument
Der Transformationsprozess findet in einem unscheinbaren Gebäude in Urdorf statt. Hier, inmitten einer typischen Büroatmosphäre, arbeiten fünf fokussierte Mitarbeitende an der Digitalisierung tausender Briefe. Das Briefgeheimnis hat auch im digitalen Raum höchste Priorität. «Wir sorgen dafür, dass jeder Brief seinen Bestimmungsort sicher und zuverlässig erreicht – genau wie bei der Pöstlerin auf der Zustelltour», erklärt Paulina Walpen, Sales- und Marketing-Spezialistin des Scancenters.
Teamarbeit: Mensch und Maschine in Aktion
Meldet sich eine Person für den Scanning Service an, werden alle maschinell lesbaren Briefe an das Scancenter in Urdorf umgeleitet. Mit etwa 100'000 verarbeiteten Dokumenten im Monat hat das Center sogar seine eigene Postleitzahl. Jeder Brief wird maschinell geöffnet und von einem High-Tech-Scanner eingelesen. Innerhalb von Millisekunden scannt das Gerät Vorder- und Rückseite und versieht den Brief mit einem Code. Dadurch ist jede Sendung eindeutig identifizierbar und kann dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Eine Mitarbeiterin überprüft die Adressdaten und gibt die Sendung frei. Falls das System den Empfänger nicht finden sollte, wird dies manuell korrigiert. Sobald der Brief digitalisiert und die Empfängeradresse korrekt zugeordnet ist, werden die Daten verschlüsselt über die Post-App an das Konto des Empfängers gesendet. So erreicht der ursprünglich physische Brief die Empfängerin digital, verschlüsselt und sicher. Das Briefgeheimnis bleibt jederzeit gewahrt.
Sie wollen gleich loslegen? Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie den ScanningService aktivieren.
Besondere Couverts? Kein Problem!
Manchmal werden jedoch Couverts mit beispielsweise Hochzeitsfotos, selbstgebastelten Einladungen oder Schoggitalern vom Grosi verschickt, deren Inhalt nicht gescannt werden kann. Diese werden automatisch an Ihren physischen Briefkasten weitergeleitet. Generell gilt: Möchten Sie einen Brief zusätzlich im Original erhalten, können Sie diesen ganz einfach online bestellen.