Grossversender stehen vor der Herausforderung, tausende Dokumente zuverlässig, effizient und gesetzeskonform zu versenden. Mit einer zentralen Plattform lassen sich Dokumentenprozesse automatisieren, Versandvolumen skalieren und manuelle Aufwände deutlich reduzieren. Am Beispiel der Solothurnischen Gebäudeversicherung zeigt sich, wie moderner Dokumentenversand heute funktioniert.
Viele Versicherungen, Behörden oder Energieversorger stehen vor derselben Herausforderung: Sie müssen jedes Jahr tausende Dokumente zuverlässig versenden – Rechnungen, Policen, Verfügungen oder offizielle Mitteilungen.
Diese Prozesse sind oft komplex: Dokumente werden aus verschiedenen Systemen erzeugt, müssen korrekt personalisiert werden und unterliegen häufig gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig erwarten Organisationen effiziente Abläufe und möglichst wenig manuellen Aufwand.
Gerade für Grossversender stellt sich deshalb die Frage:
Wie lassen sich grosse Dokumentenvolumen effizient, sicher und skalierbar versenden?
Eine Antwort darauf bietet eine zentrale Kommunikationsplattform – wie sie auch die Solothurnische Gebäudeversicherung (SGV) nutzt.
Unternehmen mit hohem Versandvolumen kennen die typischen Schwierigkeiten im Dokumentenversand:
Ohne eine integrierte Lösung entstehen schnell Medienbrüche zwischen IT-Systemen, Druckprozessen und Versand. Besonders bei Grossversand-Prozessen können solche Ineffizienzen schnell zu Kosten und Verzögerungen führen.
Moderne Lösungen im Output Management bündeln diese Schritte zentral. Dokumente werden direkt aus dem Fachsystem übergeben – die Plattform übernimmt danach automatisch:
Der gesamte Dokumentenversand wird dadurch standardisiert und automatisiert. Unternehmen behalten ihre bestehenden Systeme, während der Versandprozess zentral gesteuert wird.
Die Solothurnische Gebäudeversicherung betreut rund 70'000 Kundinnen und Kunden und versendet jedes Jahr eine grosse Zahl an Dokumenten, etwa Rechnungen oder behördliche Verfügungen.
Da bestimmte Dokumente aus rechtlichen Gründen weiterhin physisch zugestellt werden müssen, suchte die Organisation eine Lösung, um Druck und Versand effizient zu organisieren.
Heute werden die Dokumente digital an eine Kommunikationsplattform übergeben. Von dort aus übernimmt die Plattform automatisch den Druck, die Verarbeitung und die Zustellung der Sendungen.
Ein weiterer Vorteil: Die Plattform lässt sich direkt an bestehende Systeme anbinden und unterstützt sowohl Massensendungen als auch einzelne Dokumente.
Mehr dazu erfahren Sie in der Kundenreferenz der SGV.
«Dank ePost können wir unseren Versicherten auch individuelle, komplexe Dokumente schnell, sicher und effizient zustellen.»
Michel Fuchs,
CIO, Solothurnische Gebäudeversicherung (SGV)
Das Beispiel zeigt, welche Vorteile eine zentrale Plattform für Grossversender bietet.
Skalierbarer Dokumentenversand: Auch grosse Versandläufe lassen sich zuverlässig abwickeln.
Automatisierte Prozesse: Druck, Kuvertierung und Versand laufen automatisiert im Hintergrund.
Integration in bestehende Systeme: Dokumente werden direkt aus ERP- oder Fachsystemen übergeben.
Flexibilität für verschiedene Dokumenttypen: Von Rechnungen bis zu individuellen Schreiben können unterschiedliche Dokumente über denselben Prozess versendet werden.
Der Versand von Geschäftsdokumenten bleibt für viele Organisationen ein zentraler Prozess – besonders dort, wo rechtliche Anforderungen weiterhin eine physische Zustellung verlangen.
Mit modernen Plattformlösungen lässt sich dieser Prozess jedoch stark vereinfachen. Dokumente werden direkt aus bestehenden Systemen übergeben, während Produktion und Versand zentral gesteuert werden.
Für Grossversender bedeutet das vor allem eines:
mehr Effizienz, weniger manueller Aufwand und eine skalierbare Lösung für grosse Dokumentenvolumen.
Wie der ePost Hub Unternehmen beim automatisierten Dokumentenversand unterstützt: