eArchiv: Wie du den Aktenschrank deines Unternehmens digitalisierst

Sind deine Büroräume oder dein Keller von überquellenden Aktenschränken geplagt, die du aus Gründen der gesetzlich vorgeschriebenen zehnjährigen Aufbewahrungsfrist für Unterlagen behalten musst? Wir haben DIE Lösung für dich: Das eArchiv von ePost. Gemäss den Vorschriften der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) ist es nämlich seit etwa einem Jahr möglich, deine Dokumente auch elektronisch zu archivieren – vorausgesetzt, das digitale Archiv erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Mit unserem eArchiv kannst du endlich Tschüss zu überfüllten Aktenschränken sagen: Denn hier werden deine Geschäftsbücher, Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente in einer revisionssicheren und gesetzeskonformen digitalen Form archiviert. 

Was genau ist ein digitales Archiv? 

Ein digitales Archiv funktioniert ähnlich wie eine Cloud-Lösung. Es ermöglicht dir, Dokumente in elektronischer Form zu speichern – und zwar unabhängig davon, ob es sich um Dokumente in digitaler Form wie E-Mails oder QR-Rechnungen handelt oder um physische Dokumente, die gescannt werden. Der entscheidende Unterschied zwischen den beiden Speicherlösungen liegt darin, dass digitale Archive strenge Anforderungen gemäss Artikel 9 der GeBüV erfüllen müssen, um die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Unser eArchiv erfüllt alle in diesem Artikel genannten Anforderungen, und ePost garantiert, dass ein Originaldokument auch wirklich in seiner Originalform erhalten bleibt. Jede Änderung wird durch Zeitstempel und Protokollierung aller Vorgänge als neue Datei festgehalten. Dadurch wird eine absolut rechtskonforme und revisionssichere Archivierung deiner Rechnungen, Belege und anderer geschäftlicher Unterlagen gewährleistet. 

Lediglich die Jahresrechnung, bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang, muss zusätzlich zur digitalen Form immer auch in schriftlicher und unterzeichneter physischer Form aufbewahrt werden 

Welche Vorteile bietet dir die elektronische Archivierung? 

Viele Unternehmen zögern, ihr Archiv zu digitalisieren, aus Angst vor hohen Kosten oder einem zu grossen Aufwand. Dabei ist die Umstellung überraschend unkompliziert und kostengünstig. Vor allem jedoch macht das digitale Archiv Arbeitsabläufe sicherer und effizienter: 

• Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung: Die elektronische Buchführung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben. 

• Sicherheit: Selbst bei Wasserschäden oder Bränden im Büro sind deine digital archivierten Daten sicher. Sie sind auch vor Hackangriffen geschützt, und du kannst individuelle Zugriffsrechte vergeben. 

• Platzsparend: Das digitale Archiv ersetzt den sperrigen Aktenschrank in deinem Büro. 

• Zeitersparnis: Anstatt mühsam durch Aktenordner zu blättern, kannst du dank einer einfachen Volltextsuche sowie Tagging- und Ordnersystemen deine Daten in Sekundenschnelle finden. 

• Ortsunabhängigkeit: Du kannst von überall aus und zu jeder Zeit auf deine Dokumente zugreifen. 

• Kosteneinsparungen: Der Druck von Dokumenten und die Anmietung von Lagerräumen für Aktenschränke sind teuer. Beides wird durch das digitale Archiv überflüssig. 

• Aktualität: Die Dokumentenversionen sind immer auf dem neuesten Stand. 

• Effizientes Arbeiten: Wichtige Dokumente sind schnell zur Hand, ebenso wie notwendige Belege für deinen Jahresabschluss. 

• Umweltfreundlichkeit: Durch die Vermeidung von Papierbergen trägst du zum Umweltschutz bei. 

Klingt das interessant für dich? Dann probiere das eArchiv doch einfach 30 Tage kostenlos aus! 

Diese Informationen stammen von der KLARA Business AG.