Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsdokumenten ist nicht optional – sie ist gesetzlich vorgeschrieben. Doch welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Und vor allem: Darf die Archivierung digital erfolgen? Wir klären auf.
Aufbewahrungsfristen sind kein bürokratisches Hindernis. Sie schützen Sie im Falle von Kontrollen, Streitigkeiten oder Revisionen. Zudem ermöglichen sie es Ihnen, Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und Ihre Compliance zu sichern. Wer diese Fristen missachtet, riskiert nicht nur Bussgelder, sondern auch rechtliche Konsequenzen.
10 Jahre – Die reguläre Aufbewahrungsfrist
Zu den typischen Unterlagen, die Sie 10 Jahre aufbewahren müssen, gehören insbesondere:
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Wichtig: Für den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht gilt eine Sonderregel: Sie müssen gemäss Art. 958f Abs. 2 OR schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Ein einfacher Scan genügt nicht – es braucht entweder die handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES).
20 Jahre – Für Unterlagen zu Immobilien und unbeweglichen Gegenständen
Gemäss Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren für Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Einlageentsteuerung und dem Eigenverbrauch von unbeweglichen Gegenständen stehen. Betroffen sind insbesondere Belege zu Liegenschaftsinvestitionen und -aufwendungen. Hinzu kommt die absolute Verjährungsfrist – in der Praxis empfehlen Fachleute daher eine Aufbewahrung von bis zu 26 Jahren für Immobilienbelege.
Verjährungsfristen beachten
Für bestimmte Forderungen – etwa aus Miete, Darlehen oder Arbeitsverhältnissen – gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren (Art. 128 OR). Allerdings: Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren überdauert diese Verjährungsfrist. Bewahren Sie die zugehörigen Belege daher immer für die vollen zehn Jahre auf.
Ja, aber unter bestimmten Bedingungen. Das Obligationenrecht erlaubt die digitale Archivierung, solange folgende Anforderungen erfüllt sind:
1. Unveränderbarkeit
Einmal archiviert, darf ein Dokument nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Entweder wird es auf einem Medium gespeichert, das Änderungen technisch ausschliesst – oder das System protokolliert jede Änderung lückenlos. So lässt sich jederzeit nachweisen, dass ein Dokument im Originalzustand vorliegt.
2. Lesbarkeit
Die Dokumente müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können – unabhängig von technologischen Veränderungen.
3. Auffindbarkeit
Sie müssen in der Lage sein, die archivierten Dokumente schnell zu finden. Das bedeutet: Ordnerstrukturen, Tagging und Volltextsuche sind notwendig.
4. GeBüV-Konformität
Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) legt fest, welche technischen Anforderungen ein digitales Archiv erfüllen muss. Die Anforderungen an digitale Archivsysteme entwickeln sich laufend weiter. Prüfen Sie regelmässig, ob Ihre Lösung der GeBüV entspricht. Wichtig zu wissen: Nicht jede Cloud-Lösung genügt diesen Anforderungen – sie muss gezielt für die revisionssichere Archivierung ausgelegt sein.
Weitere Vorteile des eArchivs finden Sie hier.
Das eArchiv von ePost ist eine Lösung, die alle diese Anforderungen erfüllt. Mit diesem digitalen Archiv können Sie:
Das eArchiv ist GeBüV-konform und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung. Ihre Daten werden ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gespeichert und unterliegen dem Schweizer Datenschutzrecht.
Tipp 1: Klare Struktur von Anfang an
Schaffen Sie eine konsistente Ordnerstruktur. Das spart später Zeit bei der Suche.
Tipp 2: Automatisieren Sie, wo möglich
Digitale Archive ermöglichen es, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu archivieren – das reduziert manuelle Arbeit.
Tipp 3: Regelmässige Überprüfung
Kontrollieren Sie regelmässig, ob Ihre Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Tipp 4: Datenschutz ernst nehmen
Sensible Daten wie Personalakten oder Finanzdokumente erfordern besondere Sicherheitsmassnahmen. Das eArchiv bietet Verschlüsselung und individuelle Zugriffsrechte.
Die Aufbewahrungspflicht ist eine Verpflichtung – aber auch eine Chance. Mit modernen digitalen Lösungen wie dem eArchiv von ePost sparen Sie Platz, Zeit und Kosten. Gleichzeitig erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und haben Ihre Dokumente jederzeit zur Hand.
Der Weg ins digitale Büro beginnt mit der richtigen Archivierung. Machen Sie den ersten Schritt – kostenlos und unkompliziert.